Wien - Einmal pro Monat kommt die E-Mail vom Internetprovider. Im Anhang findet sich eine PDF-Datei, es ist die aktuelle Rechnung. Der Kunde klickt zweimal, wartet, betrachtet die Rechnung, klickt noch zweimal und bekommt bestätigt: Rechnung in Ordnung, Dokument unverändert, Absender UPC-Telekabel. Seit Juni verschickt der Wiener Provider monatlich bis zu 150.000 solche Mails.

Klingt irgendwie logisch, dass die Internetrechnung nicht per Post ins Haus flattert. Doch erst die Möglichkeit, der Mailrechnung eine digitale Signatur zu verpassen, machte diese Art der Zustellung für Telekabel wirklich interessant. "Die digitale Signatur bestätigt die Authentizität der Rechnung und schafft Vertrauen beim Kunden", sagt Gerald Hentschel von UPC. Natürlich hat auch das Unternehmen Vorteile, zumindest spart man sich 50 Cent Porto pro Mailrechnung.

Vorsteuerabzug

Dabei sind die UPC-Kunden größtenteils Privatpersonen. Denen bleibt der entscheidende Vorteil der E-Mail-Rechnungen verwehrt. Das magische Wort: Vorsteuerabzug. Dieser ist seit Juli auch mit einer elektronisch übermittelten Rechnung möglich, vorausgesetzt, diese ist mit einer so genannten "fortgeschrittenen elektronischen Signatur" versehen. "Zum Einsatz dieser Signatur ist nur Soft- und keine Hardware notwendig", erklärt Hans Zeger von der Arge Daten. "Dem Anwender steht es also frei zu entscheiden, wo er es einbaut und wie er es nutzt." Entscheidet sich ein Unternehmen für den Einsatz einer elektronischen Signatur zur Rechnungslegung, muss zuerst ein Zertifikat beantragt werden. Unter dem Namen A-Cert führt die Arge Daten solche Zertifizierungen durch, der andere große Anbieter ist A-Trust.

Diese Institutionen überprüfen nach Vorgaben der Telekom Controll Kommission die Angaben der Firmen und stellen Zertifikate aus, mit denen elektronische Rechnungen signiert werden. Kostenpunkt bei A-Cert: 20 Euro pro Jahr. "Jetzt muss nur noch der Kunde einverstanden sein, es reicht aber stillschweigende Akzeptanz", sagt Christine Hoffmann von Data Systems Austria. Ihr Unternehmen bietet als Partner der A-Trust Lösungen zur Implementierung der elektronischen Rechnungslegung in die Firmensoftware an. Für Hoffmann ist die digitale Signatur nur der erste Schritt: "Bald werden Kunden die elektronische Rechnung verlangen", sagt Hoffmann. Denn mittels des Standardformats XML kann der Rechnung jede beliebige Information zur Weiterverarbeitung im Softwaresystem des Empfängers beigefügt werden.

Aus für Faxrechnung

Eine Kostenreduktion von bis zu 90 Prozent bringt schon jetzt viele Unternehmen dazu, ihre Rechnungen per PDF zu versenden. "3000 bis 4000 Firmen machen das bereits, doch ohne digitale Signatur bekommt der Empfänger beim Vorsteuerabzug Probleme mit dem Finanzamt", so Hoffmann. Trotz der Vorteile ist die elektronische Rechnungslegung "ein ganz kleines Pflänzchen", sagt Hans Zeger. Erst ein bis zwei Prozent der Unternehmen setzen digitale Signaturen ein.

Dass der E-Mail-Rechnung die Zukunft gehört, weiß man auch im Finanzamt. Mit Ende 2005 sind Faxrechnungen nicht mehr vorsteuerabzugsfähig. Die elektronische Rechnung ist dann die einzige Alternative zum klassischen Postversand. (Nikolaus Jilch, DER STANDARD Printausgabe, 28.09.2005)