Word, Excel, und Outlook kommen in den meisten Büros täglich zum Einsatz. Doch vor Layout-Software wie Microsoft Publisher schrecken viele Anwender noch zurück – dabei eröffnet sie gerade für die Gestaltung von Informations- und Marketingmaterial viele Hilfen, die sowohl gedruckte Unterlagen als auch E-Mails und Webseiten professionell aussehen lassen. Wer beispielsweise Textkästen genau nach seinen Vorstellungen positionieren und mit übereinander gelegten Bildern arbeiten will, kommt trotz der vielen Formatierungsmöglichkeiten in Word schnell an die Grenzen dieser Textverarbeitung. Publisher 2003 eröffnet Ihnen mehr Gestaltungsfreiraum – und das ohne Zusatzkosten, wenn Sie eine Lizenz von Microsoft Office Small Business Edition 2003 nutzen, denn in diesem Programmpaket ist Publisher 2003 bereits enthalten.
Eines der wichtigsten Werkzeuge für professionelles Desktop Publishing haben Sie so bereits in Ihrem Unternehmen. Insbesondere für Unterlagen, die auch einmal kurzfristig erstellt werden müssen, lohnt es, sich rechtzeitig mit Layoutfragen und Publisher auseinander zu setzen. Wenn Sie ein paar Grundregeln berücksichtigen, können Sie preiswert und schnell eigene Unterlagen erstellen.
Weniger ist mehr
Auch wenn Computer und leistungsstarke Software viele Gestaltungsmöglichkeiten schaffen, sollten Sie nicht mit zu vielen Schriftarten und -größen arbeiten. Ein Infoblatt sieht sonst schnell sehr verspielt und nicht geschäftlich und zielorientiert aus. Legen Sie größeren Wert auf Lesbarkeit als auf ständig wechselnde Gestaltung. Geschwungene Schriften, die an Schreibschriften erinnern, sind beispielsweise nicht so schnell zu lesen wie die Maschinenschriften.
Häufig werden für professionelle Druckerzeugnisse zwei Schriftfamilien verwendet: Eine mit Serifen – das sind die kleinen Querstriche am Ende eines Buchstabenstrichs – für den Haupttext, eine ohne Serifen für Überschriften und Bildunterschriften. Serifenschriften erzeugen eine leicht erkennbare Grundlinie und erleichtern das schnelle Lesen, serifenlose Schriften wirken hingegen leicht und dynamisch. Sie wirken deshalb auch in großen Buchstaben gefällig.
Mut zur Lücke
Nichts ist ermüdender als ein vollständig zugeschriebenes Infoblatt. Lange, unstrukturierte Textblöcke laden nicht zum Lesen ein, sondern schrecken eher ab. Bilden Sie deshalb lieber kürzere Absätze. Durch jeden neuen Absatz bringen Sie eine Lücke, bringen Sie Weißraum in Ihr Dokument. Das bringt mehr Leichtigkeit und Freundlichkeit als die Wucht eines umfassenden Nachschlagewerkes. Zwischentitel erleichtern es dem Leser, wichtige Marken im Text zu erkennen und Informationen schneller zu finden.
Mit Bildern zum Lesen reizen
Gute Fotos wecken schneller Emotionalität und Interesse als ein noch so gut geschriebener Text. Wählen Sie deshalb Bilder mit Bedacht aus. Achten Sie darauf, dass Bild, Überschrift und Text auch wirklich zusammen passen. Erscheinen sie sehr zusammen gewürfelt, schließt der Leser daraus schnell, dass Ihr Druckerzeugnis nicht gut durchdacht erstellt wurde und wirft es ungelesen in den Papierkorb.
Nehmen Sie Unterlagen anderer als Vorbild, ohne sie zu kopieren
Ob bei Visitenkarten, Einladungsschreiben, Produktdatenblatt oder kurzes Unternehmensprofil – es lohnt immer, sich ähnliche Unterlagen anderer Unternehmen genau anzuschauen. Sie können Ihnen als Ideengeber dienen. Kopieren Sie Unterlagen, Bilder oder Text aber auf keinen Fall. Zum einen laufen Sie dadurch Gefahr, nicht als eigenständiges Unternehmen wahrgenommen zu werden. Zum anderen verletzen Sie sonst möglicherweise Urheber- und Verwertungsrechte anderer.
Im Internet finden Sie viele Beispiele für Info- und Marketingmaterial. Das verleitet schnell dazu, passende Bilder oder Textpassagen einfach aus dem Internet Explorer in ein Publisher-Dokument zu kopieren. Rechtlich ist dies jedoch in den meisten Fällen höchst bedenklich. In der Regel benötigen Sie die Erlaubnis des Urhebers, um das ungestraft tun zu dürfen.
Mehr als Worte sagen
Fotos, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden, müssen nicht unbedingt teuer sein. Nicht zuletzt die Digitalfotografie macht es heute leicht, selbst Bilder zu erstellen. Oft genügen solche Fotos aber nicht den professionellen Ansprüchen an brauchbare Werbefotos. Statt einen Fotografen zu engagieren, kann es sich lohnen, per Internet in Bilddatenbanken nach gutem Fotomaterial zu suchen. Bei Anbietern wie pixelquelle.de finden Sie jede Menge guter Fotos, die Sie kostenlos nutzen dürfen. Meistens müssen Sie sich jedoch bei diesen Diensten anmelden.
Eine ebenfalls preiswerte Möglichkeit, an gute Bilder zu kommen, sind so genannte Royalty free-Sammlungen. Das sind Fotos, die Sie zum Beispiel preiswert auf einer CD-ROM erwerben und die Sie dann uneingeschränkt nutzen dürfen. Entsprechende Angebote finden Sie über jede Suchmaschine im Internet.
Auf den richtigen Druck kommt es an
Farb- und Laserdrucker sind mittlerweile so preiswert geworden, dass sich die Anschaffung auch schon für viele kleinere Unternehmen oder Arbeitsgruppen lohnt. Sie sind allerdings in der Regel nicht dazu geeignet, größere Auflagen von Info- und Marketingmaterial zu drucken. Dafür sind die Verbrauchskosten für Toner, Tinte, Wachs als Farbträger zu teuer. Wenn es schnell gehen soll, geben Sie Ihre Unterlagen an einen Dienstleister für Digitaldruck. Wenn Sie nicht gleich mehrere tausend Infoblätter drucken müssen, bietet er Ihnen preiswert und kurzfristig die besten Druckergebnisse. Er braucht nicht wie beim Offset-Druck keine Filme zu belichten, sondern kann seine Daten gleich vom Computer aus drucken. Das spart Zeit und Material – ist allerdings pro Ausdruck teuerer als ein richtiger Offset-Druck, wie er für Massendruckwaren zum Einsatz kommt.
Brauchbare Daten weitergeben
Die Weitergabe von Dokumente an professionelle Druckservices ist leider nicht immer ganz einfach. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Dienstleister für den Druck auch wirklich alle erforderlichen Daten zur Verfügung stehen hat. Er benötigt nicht nur Text und Layout, sondern auch die von Ihnen verwendeten Schriftarten und alle eingebauten Bilder. Publisher 2003 stellt Ihnen über einen Assistenten alle erforderlichen Daten zusammen, die Sie anschließend leicht per Diskette, CD oder E-Mail an Ihren Druckservice weiterleiten können. Bedenken Sie, dass bei dieser Art der Datenweitergabe Ihr Drucker ebenfalls mit Publisher arbeiten muss. Fragen Sie also unbedingt, ob er Publisher installiert hat, bevor Sie Ihre Daten zusammenstellen.
Mit Dateien im pdf-Format können mittlerweile die meisten Druckdienstleister etwas anfangen. Wenn Sie aus Publisher heraus mit einem entsprechenden Hilfsprogramm eine druckfähige pdf-Datei erstellen, haben Sie alle Druckinformationen zusammengefasst in einer Datei. Dabei müssen Sie nicht die umfangreiche und teuere Software Adobe Acrobat verwenden. Auch preiswerte so genannte pdf-Schreiber (pdf-Writer) können Sie einsetzen.
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