In Zeiten des digitalen Wandels halten zahlreiche Technologien im Büro Einkehr, die den Arbeitsalltag effizienter gestalten sollen. Doch nicht alle technischen Anwendungen sind auf den ersten Blick verständlich und ohne Vorwissen zu nutzen – mit folgeschweren Konsequenzen, wie eine aktuelle Studie des Büroexperten Sharp Business Systems in Zusammenarbeit mit dem Marktforschungsinstitut Censuswide nahelegt. Dafür wurden 6.045 Bürokräften in neun Ländern befragt.

Das Ergebnis: Viele Büroangestellte meiden komplizierte Technik – dichten ihr teilweise sogar einen Defekt an, um sie nicht weiter nutzen zu müssen.

Probleme lieber umgehen

Gerade einmal 26 Prozent der befragten Büroangestellten wüssten sich laut der Umfrage bei einem Problem selbst zu helfen. Mehr als ein Drittel (35 Prozent) ziehen es vor, das Problem ganz grundsätzlich zu umgehen und die komplizierte Bürotechnik einfach nicht zu nutzen. 40 Prozent der Befragten verwenden lieber eigene Geräte, wie Smartphones oder Laptops im Büro, weil es dabei keiner neuen Einarbeitung bedarf. Und sogar jeder dritte Befragte (37 Prozent) gibt vor, ein Gerät sei defekt, nur, um es nicht weiter verwenden zu müssen.

Rund die Hälfte aller Befragen (52 Prozent) ist laut der Studie überzeugt, dass sie produktiver arbeiten würden, wenn bessere Technologien zur Verfügung stünden. Weitere 41 Prozent räumen ein, dass sie dem Austausch mit Kollegen anderer Abteilungen mehr Priorität einräumen würden, wären nur die technischen Hürden nicht so hoch. Die angeblichen Folgen also: Der Informationsaustausch leidet, und auch die Produktivität.

Rat: Technik erklären

Wenn man auf den Digitalisierungszug aufspringen will, müsse man drei entscheidende Dinge beachten, sagt Sascha Stowasser, Direktor des Instituts für angewandte Arbeitswissenschaft. "Erstens: Auf die Mitarbeiter hören. Wenn Technik nicht sinnvoll und umfassend genutzt wird, ist sie offenbar erklärungsbedürftig."

Zweitens sei es notwendig, Weiterbildungen anzubieten. "Gerade in Zeiten der Digitalisierung haben sich die Mitarbeiter einer Vielzahl von neuen Technologien zu stellen. Durch Weiterbildungen und lebenslanges Lernen kann ihnen jedoch die Scheu vor der Nutzung genommen werden."

Und drittens: "Weniger ist manchmal mehr." Bedienungsanleitungen sollten keine Doktorarbeit sein. Die Technik, die wir jeden Tag im Büro nutzen, müsse intuitiv sein und uns den Arbeitsalltag effizienter machen und nicht zusätzlichen Aufwand bereiten. (red, 19.10.2017)