"SharePoint zeigt seine Stärke bei der Zusammenarbeit"

Wie viel Erfahrung haben Sie selbst mit Microsoft SharePoint?

Ich bin 2007 in die Firma gekommen und arbeitete dann gleich an meinem ersten Projekt mit SharePoint. Wir wollten uns mit dem System beschäftigen und bauten damit unser eigenes Intranet. Damals war das SharePoint 2007 bzw. SharePoint Services 3.0. Seitdem habe ich jeden Evolutionsschritt mitgemacht. Aktuell sind wir in der Version 2013, kurz vor 2016.

Was ist Microsoft SharePoint für Sie?

Es ist eine Kollaborationsplattform. Ich finde, SharePoint zeigt seine Stärken beim Thema Zusammenarbeit. Immer wenn es darum geht, dass ich mit einem bestimmten Kreis an Personen an einem Thema arbeiten will. Wenn man definieren kann, welche Dokumente benötigt werden, welche Art von Inhalten notwendig sind und welche Benutzerrollen es gibt. Was die Dokumente betrifft: Da SharePoint ein Microsoft-Produkt ist, harmoniert es optimal mit Microsoft-Office-Dokumenten.

Welche Projekte haben Sie betreut?

Das waren und sind ausnahmslos Intranet-Projekte, darunter für Firmen wie Wiener Städtische oder AUVA. Die Zusammenarbeit in Projekten oder Bereichen spielt oft unternehmensintern eine große Rolle.

Wie lange dauert im Durchschnitt so ein Intranet-Projekt?

Das hängt von der Größe des Unternehmens ab. Es macht einen Unterschied, ob ich für 4.000 Benutzer ein Intranet mache oder für 40. Die, die wir gemacht haben, waren eher in dem Bereich 2.000 Benutzer aufwärts. Die Durchlaufzeit vom ersten Gespräch über die Konzeption und Umsetzung bis zur Live-Schaltung ist gut und gerne einmal ein halbes Jahr.

Wenn wir zum Anfang eines Projekts gehen: Wie beginnt es?

Meistens fragt ein Kunde bei uns an, weil er ein Projekt mit SharePoint umsetzen möchte. Dann frage ich einmal "Warum?". Diese Frage ist die wichtigste. Es ist nämlich nicht immer die optimalste Lösung Microsoft SharePoint einzusetzen, nur weil man es hat. Oft haben Kunden schon eine Lizenz in einem Microsoft-Paket. Dann ist es meistens für sie naheliegend, dass man damit das Intranet baut. Es hat schon Kunden gegeben, wo wir das eigentlich gerne verhindert hätten.

Warum?

Weil das einfach nicht gepasst hat. Ein Kunde hatte Zielsetzungen, die nicht im Kollaborationsbereich sondern im Präsentationsbereich lagen. Er hätte mit einem klassischen CMS wahrscheinlich mehr Erfolg gehabt. Da die Entscheidung beim Kunden aber schon gefallen war, haben wir es mit unseren Experten umgesetzt.

Generell rate ich stark davon ab, wenn jemand SharePoint für die öffentliche Website verwenden möchte. Vor allem, wenn es darum geht, ein Unternehmen und seine Produkte und Dienstleistungen zu präsentieren. Wenn das Ganze dann noch mehrsprachig und sehr umfangreich ist, wird es mit SharePoint umständlich. Da gibt es bessere Systeme.

Zurück zu SharePoint-Projekten: Welche Fragen gibt es noch zu beantworten?

Die nächste klassische Frage ist: Wie viele Benutzer gibt es? Gibt es Benutzer, die extern sind und damit nicht im internen Active Directory drinnen sind? Das heißt, man hätte unterschiedliche Benutzerstämme, die man zusammenbringen muss. Das ist eine der größten Herausforderungen in SharePoint-Projekten.

Und dann geht es eigentlich in die klassische Konzeptionsphase mit Fragen wie zum Beispiel "Welche Zielsetzungen verfolgen Sie mit dem Intranet?" und so weiter.

Welche Dinge sollte man beachten, wenn man sich für SharePoint entscheidet?

In Intranet-Projekten wird oft übersehen, dass es sehr viele unterschiedliche Benutzergruppen gibt. Das Management, das eigene Interessen hat; normale andere Benutzer, die einfach nur informiert werden wollen; externe Benutzer, die einen ganz anderen Zugang haben und vielleicht nur ganz spezielle Infos aus dem System abrufen wollen; Redakteure, die etwas kreieren wollen. Man muss alle diese Benutzergruppen bedienen und das ist konzeptionell sowie technisch eine Herausforderung.

Was sind die Anforderungen an die Hardware?

Wichtiger Punkt. Bei SharePoint darf man auch die Hardware-Anforderungen nicht außer Acht lassen. Die haben sich beispielsweise von SharePoint 2010 auf SharePoint 2013 locker verdoppelt. Man braucht schon ein bisserl Hardware damit der SharePoint-Server wirklich rund läuft. Microsoft empfiehlt, eigene Server für Teilbereiche wie zum Beispiel die Suche bereitzustellen. Und wenn man das Ganze noch ausfallsicher haben will…

Wer kümmert sich um die Hardware?

Die SharePoint-Betreuung ist oft zweigeteilt: Die Infrastruktur wird meistens von einem Hardware-Partner betreut. Und dann gibt es uns, die wir die SharePoint-Lösungen bauen, die speziell auf den Kunden zugeschnitten sind und die auf dieser Infrastruktur laufen. Es ist wichtig, dass beide Seiten miteinander kommunizieren können, damit bei Fehlern schnell eine Lösung gefunden werden kann.

Es braucht also auch bei der Hardware SharePoint-Spezialisten?

Ja, sobald die Farm installiert ist, geht es ja quasi nur mehr um spezielle SharePoint-Konfigurationen. Das machen dann sehr oft externe Dienstleister. Kaum jemand hat solche SharePoint-Spezialisten im Haus, um das abdecken zu können.