Das Überangebot an Informationen – und damit fertig zu werden – zählt zu den wohl größten Herausforderungen der heutigen Arbeitswelt. Und ist nicht ungefährlich: Denn permanent "connected" zu sein, kann auch krank machen. Wir verschwenden unsere Zeit, unsere Geduld, unsere Aufmerksamkeit, verlieren uns im Netz. Das hat fatale Folgen: So zeigt eine Studie der Stanford University, dass beim medialen Multitasking die Merkfähigkeit signifikant abnimmt. Wer sich auf mehrere Dinge gleichzeitig konzentriert, konzentriert sich schlechter.

Na gut, das Problem ist bekannt. Aber wie lautet die Lösung? Kontrolliere den digitalen Informationsüberfluss, bevor er dich kontrolliert? Was in der Theorie einfach klingt, ist in der Praxis schwer umzusetzen. Wie es dennoch gehen kann, erklären der Psychologie-Professor Larry Rosen und die Social-Media-Expertin Alexandra Samuel in der Harvard Business Review. Die Tipps und Tricks, die die beiden Experten parat haben, könnten dabei unterschiedlicher gar nicht sein.

1. Lege Online-Pausen ein

"Setzen Sie sich selbst klare Grenzen", rät der Psychologe Larry Rosen. "Checken Sie einmal ihre E-Mails, scrollen Sie einmal durch Ihre Facebook-, Twitter- und Instagram-Timeline. Aber dann schalten Sie Ihr Handy auf lautlos. Stellen Sie sich den Wecker. In dieser Pause, die idealerweise 15 Minuten dauert, widmen Sie sich Offline-Tätigkeiten. Und wenn der Wecker klingelt, gönnen Sie sich wieder eine Online-Minute. Dann wiederholen Sie das Ganze, bis die Intervalle, in denen Sie online sind, immer kürzer werden."

2. Geh in die Natur

Damit unser Gehirn alle neuen Informationen überhaupt verarbeiten kann, müssen wir ihm zwischendurch auch Zeit dafür geben. Rosen rät: "Machen Sie alle eineinhalb Stunden einen Ortswechsel. Gehen Sie raus in die Natur, machen Sie einen Spaziergang im Wald, hören Sie Musik, gehen Sie in eine Ausstellung, meditieren Sie oder treiben Sie Sport. Nur so kann Ihr Gehirn sich erholen."

3. Verbanne das Smartphone aus dem Schlafzimmer

Blaulicht stört nachweislich unseren Schlaf. Ganz wichtig sei es deshalb laut Rosen, sämtliche technischen Geräte aus dem Schlafzimmer zu entfernen. "Bei der Nutzung von Smartphone und Laptop schüttet das Gehirn Neurotransmitter aus, die die Aktivität des Gehirns aufrecht erhalten. Um sich zu entspannen, braucht es aber Melatonin." Deshalb: Zumindest eine Stunde vor dem Schlafengehen technikabstinent bleiben.

4. Setze Prioritäten

Dass Abschalten zwar sicher zur erhofften Entspannung führe, heutzutage aber schlichtweg keine praktikable Lösung mehr sei, meint Alexandra Samuel. "Wir können es uns einfach nicht mehr leisten, offline zu sein". Also müssten wir Wege finden, den Informationsfluss bestmöglich zu kontrollieren, meint die Internet-Expertin. Ihr Tipp für den Anfang: Prioritäten setzen. "Verabschieden Sie sich von der Vorstellung, dass Sie alle E-Mails lesen und beantworten, alle News verfolgen können. Stattdessen überlegen Sie, welche Informationen wirklich wichtig für Sie sind."

So würden zwar einige E-Mails eine sofortige Beantwortung erfordern – andere seien aber schlichtweg nicht dringend oder irrelevant für die Aufgabe, die gerade ansteht. "Den meisten Menschen fällt es zunächst schwer, Informationen bewusst auszulassen", sagt Samuel, "aber nach einiger Zeit merken sie, dass ihre Kommunikation mit Klienten und Kollegen besser wird, sie besser über ihr Spezialgebiet Bescheid wissen und auch noch dazu erfolgreich ihre Online-Profile pflegen" – und das alles mit einem moderaten Zeitaufwand.

5. Räume deine Inbox auf

Der volle E-Mail-Eingang bietet mitunter das größte Potential zur Ablenkung. Alle Mails zu lesen und auszusortieren, braucht enorm viel Zeit und lenkt von anderen Aufgaben ab. Aber gibt es Alternativen? "Die meisten E-Mail-Tools wie Outlook oder Gmail, bieten bereits Filter an und Einstellungen, mit denen man dafür sorgen kann, dass nur die wichtigsten Nachrichten sofort durchkommen", sagt Samuel. Weniger wichtige Nachrichten, wie Newsletter, unternehmensinterne Aussendungen oder Nachrichten, bei denen man in CC gesetzt wurde, könne man so automatisch an spezielle Ordner schicken lassen. "Nehmen Sie sich jeden Tag oder jede Woche eine Stunde Zeit, um diesen Ordner durchzusehen."

6. Nutze Newsfeeds

Auch beim Medienkonsum, sagt Samuel, bringt Automatisierung klare Zeitvorteile. Anstatt täglich sämtliche Social-Media-Applikationen durch zu scrollen und Zeitungsseiten zu checken, empfiehlt sie, einen Newsfeed (wie beispielsweise Feedly, Flipboard oder Reeder) zu nutzen. "Dort können Sie Ihren Lieblingsmedien folgen, Blogs abonnieren und haben alle Informationen, die Sie brauchen, auf einen Blick", sagt Samuel. "Auf diese Weise behalten Sie einen guten Überblick, bekommen aber auch ein paar Zusatzinfos."

7. Verwalte Soziale Profile parallel

Und was ist mit dem eigenen digitalen Output? Wie bereits bekannt ist, ignorieren heute nur wenige Arbeitnehmer Social-Media-Profile. Um den Zeitaufwand, der nötig ist, um diverse Profile zu aktualisieren, möglichst gering zu halten, empfiehlt Samuel: Posts auf allen Sozialen Netzwerken (beispielsweise Twitter, Facebook und LinkedIn) gleichzeitig teilen. Die Anbieter ermöglichen das bereits. Noch effizienter sei es, die einzelnen Sozialen Profile über Plattformen wie Hootsuite, Buffer oder HubSport Social Inbox zu verwalten. "Die ultimative Zeitersparnis erreichen Sie schließlich, indem Sie Artikel, die Sie im Newsfeed finden, gleich direkt auf Facebook und Twitter teilen, gegebenenfalls mit einem kurzen Kommentar." (Lisa Breit, 6.6.2015)