Solchen Aufräumaktionen entspringt diese von Herzen kommende Ratgeberkolumne, wie man E-Mails schreibt, auf die man auch eine Antwort bekommt. Obwohl ich befürchte, dass wahrscheinlich diejenigen, die diese Ratschläge am meisten brauchen könnten, solche Kolumnen nicht lesen, da ich trotz vieler guter Ratschläge dieselben Fehler wieder und wieder sehe.
Vielleicht verwende ich darum künftig diese gesamte Kolumne als Signatur-Datei (Sie verwenden doch Sig-Dateien, oder nicht? Dann sollten Sie weiterlesen) und sende sie einfach an die Übeltäter - und kann mich damit einer Antwort auf ihre Mails leicht entledigen.
Sinnvoller Betreff
Vergessen Sie nicht die Betreff-Zeile; je spezifischer, desto besser. "Nachricht von Alice" oder "Nachricht für Esther" gilt nicht, sondern ist ärgerlich, weil mir dies bereits bekannt ist. Ich bekomme viele Mails von Unternehmen über Aufsichtsratssitzungen und Events, und es ist mühsam, sie alle auseinander zu halten. Statt "Einladung zu einer Keynote" probieren Sie es mit "Vortrag in Phoenix, 21. März?" oder "Tagesordnung für Wunderperücken-Aufsichtsrat, 12. Februar, Chicago". Das spart mir Aufwand, erhöht die Aussicht auf rasche Antwort und macht das Ablegen leichter, ohne die Mail nochmals öffnen zu müssen.
Vermeiden Sie "Telefonanruf"! In unserem Büro in EDventure Holdings sind alle Mitarbeiter gut geschult: "Juan Tiger, Wunderperücken, will ein Meeting nächste Woche, (703) xxx-xxxx". Idealerweise erhält Juan eine cc: (eine Kopie) der Mail, damit er gleich sieht, dass ich sie erhalten habe - vielleicht schickt er das nächste Mal gleich eine Mail statt anzurufen.
Und zu guter Letzt: Ändern sie die Betreff-Zeile, wenn das über den Verlauf mehrerer Mails nötig ist. Wenn eine Mail über "Lunch" mehrfach hin- und zurückgeht und von einem Dankeschön zu einem Kommentar über ein aus dem Lunch entspringendem Geschäft wird, ändern sie den Titel ("Vorher: Lunch; Jetzt: $50K zu teuer").
Signatur-Dateien
Ein "Sig File", eine Signatur-Datei, ist der kurze Abschnitt am Ende jeder Mail (den man automatisch hinzufügen kann), der alle nötigen Kontaktdaten angibt: Name, Adresse, Homepage und was immer Sie sonst noch nennen wollen. Mein Sig File enthält meine Büroadresse, Telefon, URL (Webadresse) meines Blogs und meiner nächsten Konferenz und meinen Slogan "Stets neue Fehler ausprobieren!"
Keine Anhänge
Verwenden Sie keine Anhänge, außer wenn Sie gänzlich unverzichtbar sind, und erklären Sie den Inhalt der Anhänge in ihrer Mail. Ich werfe meist einen schnellen Blick auf eine Nachricht, aber ich öffne die Anhänge oft nur Tage oder gar Wochen später.
Deutlich ausdrücken
Wenn jemand mehrere Absätze braucht, um zum Punkt zu kommen, muss ich die Nachricht aufheben, um sie später zu lesen - oft ist das zu spät. Wenn sie mehrere Punkte haben, ist es oft sinnvoll, sie in separaten Mails zu verschicken (jede mit einer relevanten Betreff-Zeile) oder zumindest im ersten Absatz darauf hinzuweisen, dass es um mehrere Punkte in der Mail geht.
Sagen Sie gleich am Anfang, was Sie wollen. Wenn Sie sich um einen Job bewerben, dann sagen Sie, welchen Job genau. Wenn Sie für meine Firma arbeiten wollen, sollten Sie zeigen, dass Sie meine Firma kennen und warum Sie glauben, dass Sie hier gut herpassen würden.
Versuchen Sie mir mein Leben so leicht wie möglich zu machen. Wollen Sie, dass ich an jemanden, den ich kenne, eine Anfrage für Sie schicke? Dann schreiben Sie ein oder zwei Absätze, die ich weiterleiten kann. Wenn Sie wollen, dass ich einen Vortrag für Sie halte schicken Sie mir Termine, an denen ich Sie leicht erreichen kann - und natürlich Ihre Telefonnummer (wenn Sie keine schreiben, ist das eine Nachricht für sich!).
Nichts Nettes . . .
E-Mail ist ideal, um Information zu teilen, Termine auszumachen oder ein schnelles "Dankeschön" zu verschicken. Aber um Kritik oder böse Gerüchte weiterzugeben sollten Sie besser nochmals nachdenken. Stellen Sie sich vor, Ihre Mail wird abgefangen und dem Ziel Ihrer Giftspritze zugeschickt - oder womöglich gar in einer Zeitung abgedruckt! Es gibt nur eine Möglichkeiten, damit Gedanken privat bleiben: nicht verschicken.
Ich weiß, diese Empfehlungen klingen etwas weinerlich. Aber ich verspreche Ihnen, Ihre Mails heben sich dadurch aus dem Mailhaufen hervor.