Der Weg zur virtuellen Rechnung

24. November 2009, 12:50
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Neuer Standard soll es Unternehmen einfacher machen - Konsumenten haben Recht auf Postzustellung

Papier-, Druck- und Portokosten soll sie sparen, Zeit ebenso und obendrein noch die Umwelt schonen: die elektronische Rechnung. Doch was zum Vorteil der Unternehmen ist, ist nicht immer zur Freude der Konsumenten.

Digital signiert

68 Prozent aller Unternehmen haben laut Wirtschaftskammer Österreich schon Online-Rechnungen erhalten, aktiv stellen etwa ein Drittel Rechnungen in elektronischer Form aus. "Obwohl diese Form der Rechnungslegung generell weit verbreitet ist, wissen erst ein Drittel der Unternehmer, dass für die Rückerstattung der Umsatzsteuer die E-Rechnung auch digital signiert sein muss", macht Gerhard Laga, Leiter des E-Centers der WKO aufmerksam.

Und nicht jede Form der elektronischen Rechnung bringt die vielfach gepriesene Wirkung zugunsten der Kosten und der Umwelt. Die simpelste (und noch am häufigsten verbreitete) Variante ist, die Rechnung als PDF-, Word- oder Exceldatei zu übermitteln. Dies ist zwar für den Rechnungsversender praktisch und aus rechtlicher Sicht in Ordnung. Der Rechnungsempfänger spart sich dabei aber nicht wirklich was. Denn letztlich bedeutet dies, dass der Empfänger die Rechnung ausdrucken muss, um sie händisch in die Finanzbuchhaltung seiner Firma einzuklopfen.

XML

Zielführender wäre es, meint Laga, die Rechnungen als XML-Datei (eine Metasprache für Dokumente) zu senden. Die Inhalte könnten dann auch in die Buchhaltungssoftware übernommen, weiterverarbeitet und archiviert werden. Dies sei aber erst in wenigen großen Unternehmen umgesetzt.

Damit auch kleine und mittlere Unternehmen das Einsparungspotenzial ausschöpfen können, wurde von der IT-Standardisierungs-Organisation Austria Pro im Auftrag der WKO und des Wirtschaftsministeriums der E-Rechnungsstandard ebInterface entwickelt.

Die neue (kostenlose) Version 3.0 liegt nun als offener Standard vor. Sie ermöglicht, dass alle Rechnungsinformationen von der Buchhaltungssoftware automatisch erkannt, direkt eingelesen und weiterverarbeitet werden können. Der Versender erstellt die Rechnung an seinem Computer und schickt sie direkt als digital signiertes XML-Dokument an den Empfänger. Dieser kann dann die Rechnung direkt an seinem Computer weiterverarbeiten und archivieren, das Abtippen und Eingeben ins System entfallen. Ohne die in Österreich - angesichts des sperrigen Authen-tifizierungsverfahrens - noch immer wenig verbreiteten digitalen Signatur kommt man bei dieser Lösung jedoch nicht aus.

Skeptisch

Konsumenten stehen Online-Rechnungen vielfach skeptisch gegenüber. Sie haben aber prinzipiell weiterhin ein Recht, etwa die Abrechnung ihres Mobilfunkbetreibers auf dem Postweg zu bekommen. Telekomanbieter können zwar hergehen und die summarische Standardrechnung auf elektronischen Versand umstellen.

Das gilt jedoch nicht für den Einzelgesprächsnachweis. Dafür haben die Kunden auf Wunsch Anspruch auf kostenlose Zustellung per Post, sagt Daniela Zimmer, Konsumentenschützerin der Arbeiterkammer Wien. Und selbst wenn der Kunde bereits der elektronischen Sammelrechnung zugestimmt hat, darf er diese Wahl widerrufen. Es kann dann zwar eine Änderungsgebühr fällig werden. Diese lässt sich aber umgehen, wenn ein Einzelgesprächsnachweis gefordert wird. (kat)

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