Buchhaltung auch ohne Bücher

25. März 2002, 19:40
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Rein elektronische Abläufe dürfen nicht zur Nachlässigkeit bei den Belegen verführen

Wien - Bei intensivem IT-Einsatz im Unternehmen kann es Probleme bei der Einhaltung der Buchungsvorschriften aus Handelsgesetzbuch und Bundesabgabenordnung geben. Denn nicht nur die klassische Buchhaltung eines Unternehmens, auch so genannte elektronische Vorsysteme, die durch ihre Schnittstellen zur klassischen Buchhaltung Daten liefern, unterliegen den gesetzlichen Vorgaben.

Ein typisches Beispiel dafür sind die Kassensysteme in den Handelsmärkten. Die Abrechnungsdaten werden durch den Scan des Barcodes auf den Produkten gewonnen und automatisch an Lager- und Bestellsysteme weitergeleitet, um eine effiziente Lagerhaltung zu gewährleisten.

Hierbei werden Buchungsbelege im Sinne des Gesetzes ausgelöst, und die Unternehmen müssen gegenüber dem Gesetzgeber und den Finanzbehörden die Richtigkeit und Genauigkeit jedes einzelnen nachweisen können. Dies ist jedoch nur dann möglich, wenn schon bei der Erstellung der entsprechenden Computerprogramme die Möglichkeiten dazu vorgesehen wurden - was nicht immer der Fall ist.

Hürden im E-Business

Auch im Bereich des E-Business gibt es viele solcher Hürden. Sein Vorteil soll ja eben der durchgehende Datenfluss über verschiedene integrierte Anwendungen sein. Der Kunde gibt die Bestellung ein und der Datensatz muss bei Durchlaufen der Unternehmensprozesse bis zur Buchung der Rechnungseingangsbeträge nur noch elektronisch verarbeitet werden.

Dieser Vorteil ist jedoch nur dann ein Gewinn für ein Unternehmen, wenn dadurch nicht gleichzeitig rechtliche Risiken entstehen. Dies gilt nicht nur für die anstehenden Jahresabschluss- oder Betriebsprüfungen durch die Finanzbehörden, sondern insbesondere für gerichtliche Auseinandersetzungen mit Kunden oder Lieferanten.

Einzuhalten sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sowie die handels- und steuerrechtlichen Bestimmungen: Sie finden sich im Handelsgesetzbuch und in den Ordnungsvorschriften für Buchführung und Aufzeichnungen (BAO).

Da die entsprechenden Paragrafen aber nicht speziell auf den IT-Einsatz eingehen, sind Erläuterungen nötig. Sie können unter anderem dem Fachgutachten des Fachsenates für Datenverarbeitung der Kammer der Wirtschaftstreuhänder zur "Ordnungsmäßigkeit von EDV-Buchführungen" vom 3. Juni 1998 entnommen werden. Hier sind die Grundsätze der Ordnungsmäßigkeit sowie die Prüfbarkeit als Ordnungskriterium bei IT-Einsatz im Unternehmen aufgeführt. (DER STANDARD, Printausgabe 26.3.2002)

Von Gabriele Bolek, Information Risk Managerin, KPMG Austria, E-Mail: gbolek@kpmg.co.at
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    foto: photodisc
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