E-Mail-Flut bereitet Unternehmen Probleme

19. März 2002, 10:39
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Studie deutscher Forscher: Mitarbeiter teilweise durch elektronische Post gestresst

Der gestiegene Einsatz von E-Mail und digitaler Kommunikation bereitet den Unternehmen nach Ansicht von deutschen Experten zunehmend Probleme. "Zehn Prozent der Beschäftigten sind inzwischen gestresst von den vielen E-Mails. Das führt zu erhebliche Fehlzeiten in den Betrieben", sagte der Wirtschaftspsychologe Professor Klaus Moser in einem dpa-Gespräch.

"Informationsflut am Arbeitsplatz"

Der Wissenschafter von der Universität Erlangen-Nürnberg hat im Auftrag der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin in Dresden Unternehmen über die "Informationsflut am Arbeitsplatz" untersucht. Dabei wurden 200 Beschäftigte von Unternehmen zu ihre Erfahrungen mit der neuen Kommunikationsform befragt. In einer zweiten Erhebung wurde die Zufriedenheit von 500 Angestellten mit ihrem E-Mail-Programm erfasst.

Enorme Arbeitsbelastung

Ergebnis: Insbesondere nach Dienstreisen sorge die lange Liste elektronischer Nachrichten für eine enorme Arbeitsbelastung. "Fehlende Kommunikationsregeln in den Unternehmen sorgen derzeit noch dafür, dass die Mitarbeiter ihre Mails an mehrere Kollegen weiterleiten", sagte Moser. Die ganzen Informationen müssten dann gefiltert, verdichtet und abgearbeitet werden. Vor allem Dateianhänge bereiteten dabei Probleme. Moser: "Bis ich das entsprechende Programm hochgefahren habe, die Datei angezeigt wird und ich mit der Informationsauswertung beginnen kann, vergeht viel kostbare Zeit."

Klare Dienstanweisungen gefordert

Mit klaren Dienstanweisungen könnten die Unternehmen Mosers Angaben zufolge die Informationsflut deutlich reduzieren. Beispielsweise sollten die Beschäftigten ihre Nachrichten in der "Betreffzeile" klar kennzeichnen. Auch feste Regeln, was mit dem Telefon und was per elektronischer Post transportiert wird, sind nach Mosers Ansicht nützlich. Gerade bei umfangreichen Dokumenten könne ein Inhaltsverzeichnis einen schnellen Überblick bieten. Moser: "Das war beim früheren Briefverkehr selbstverständlich und ist auch bei der elektronischen Post hilfreich."

Auch moderne Technik hilft

Der Einsatz moderner Technik kann nach Mosers Untersuchung zufolge bei der Bewältigung der Informationsflut helfen. "Mit den Filterfunktionen der meisten Programme können die Nutzer zum Beispiel einen Großteil ungewünschter E-Mails automatisch aussortieren lassen", erklärte Moser. Ordner brächten Struktur in die eingehende Post. Diese Funktionen seien bereits in einigen kostenlosen Programmen enthalten. Aber: "Viele Mitarbeiter wissen gar nicht von solchen Möglichkeiten. Da gibt es noch einen erheblichen Schulungsbedarf", sagte Moser zu den Ergebnissen seiner Studie.

Auch von zu umfangreichen E-Mail-Programmen rät Moser ab: "Die Firmen schicken oft ihre Computerexperten zum Einkauf. Die zahlreichen Zusatzfunktionen verwirren aber die einfachen Anwender mehr als sie ihnen nutzen." Die meisten einfachen Programme seien in der Regel benutzerfreundlicher und für die Bedürfnisse der Angestellten in der Regel vollkommen ausreichend. Die Ergebnisse der kompletten Studie werden an diesem Mittwoch (20.3.) in Dresden auf einem Workshop der Bundesanstalt vorgestellt.(APA/dpa)

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