Verbündete Sekretärinnen

31. August 2001, 14:21
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Wie lädt man jemanden möglichst elegant zum Businesslunch ein, den man noch nicht so gut kennt ?

Man schreibt ein kurzes Briefchen, spricht darin den Grund oder das Thema des Treffens an und die Einladung aus. Oder man "lässt" im Sekretariat des begehrten Lunchpartners anrufen und übermittelt die mündliche Einladung.

Noch persönlicher und effektiver ist es aber, wenn man sich direkt mit der Sekretärin des potentiellen Gastes in Verbindung setzt und zuerst einmal ihr die Einladung "verkauft". Das schafft Sympathie, Vertrautheit und eröffnet Ihnen die Chance die Chefsekretärin zu "Ihrer" Verbündeten zu machen.

Einfluss der Sekretärin

Die tüchtigen Damen in den Vorzimmern der Bosse haben nämlich mitunter ungeheuer viel Einfluss und können derartige Erstkontakte - wie etwa eine Essenseinladung - bei ihrem Chef positiv oder negativ "steuern". Es macht eben einen großen Unterschied, ob eine Chefsekretärin sagt: "Da hat der nette Herr XY von der Firma Z angerufen und würde sie sehr gerne zum Mittagessen einladen. Es würde auch nicht lange dauern und er richtet sich selbstverständlich bezüglich Termin und Lokalwahl ganz nach ihnen. Er will mit ihnen einige wichtige Dinge grundsätzlich erörtern. Ich darf ihm doch zusagen, oder?"

Die "Empfehlung" der Sekretärin kann - bei weniger good will - aber auch ganz anders klingen. Etwa so: "Da ruft ein Herr XY von einer Firma Z oder so ähnlich an und will gleich mit ihnen essen gehen. Den genaueren Grund konnte oder wollte er mir nicht erklären. Ich habe ihm daher vorläufig gesagt, dass sie in den nächsten Monaten kaum Zeit haben werden. Ich denke das war in ihrem Sinne, oder?"

Chefsekretärinnen sind nicht nur häufig die Herrscherinnen in den Vorzimmern zur Macht, sie sind in dem Bestreben, ihrem Vorgesetzten den bestmöglichen Support zu bieten, oft auch mit erstaunlich viel Befugnis ausgestattet.

Charmant sein

Sie sind daher gut beraten, Ihren ganzen Charme spielen zu lassen und bei der Chefsekretärin als erstes einmal eine positive Bereitschaft zu erzeugen, damit sie Ihr Anliegen unterstützt. Ist das erst einmal geschafft, hilft sie Ihnen nicht nur bei Terminvereinbarungen. Sie wird Ihnen auch sagen, welches etwa das Lieblingslokal ihres Chefs ist und wohin er überhaupt nicht gerne geht.

Und wie wir wissen ist der Erfolg eines Businesslunches nicht zuletzt davon abhängig, wie gut es uns gelingt, auch die Vorlieben oder Abneigungen unseres Gesprächspartners zu berücksichtigen.

Bedanken

Natürlich werden sie nicht vergessen, sich bei einer derlei kooperationsbereiten Sekretärin immer wieder artig zu bedanken, sei es per Fax, per Mail oder gar durch einen kleinen Blumenstrauß. Schließlich war sie am Erfolg Ihres Businesskontaktes ja auch maßgeblich beteiligt.

Diese kleinen Aufmerksamkeiten kosten Sie nichts und machen die Vorzimmerchefs Ihrer Zielobjekte in Zukunft zu Ihren Verbündeten.

Von Wolfgang Rosam
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