Der schriftliche Bericht

14. Februar 2002, 17:58
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Trotz Handy, E-Mail und Internet wichtiges Werkzeug des Managements

Kommunikaton ist einer der wesentlichsten Faktoren in modernen Unternehmen. Doch sie gehört neben Umsetzungs- und Motivationsfragen zu den meistgenannten Managementproblemen. Lösungen werden vielfältigst gesucht, die optimale ist noch nicht gefunden worden. Viel zu selten greift man auf jene Dinge zurück, von denen man weiß, dass sie funktionieren, wenn man sie einigermaßen professionell einsetzt.

Dazu gehören das gesprochene und das geschriebene Wort. Vorallem das geschriebene Wort ist sehr wirksam. Es spielt auch keine Rolle, ob das Trägermedium des Wortes Papier oder ein elektronisches ist.

Viele halten die Schriftform für umständlich, zeitraubend, ineffizient, langsam und unmodern. Doch genau das Gegenteil ist der Fall. Modern ist kein Kriterium. Richtig und wirksam muss es sein. Richtig eingesetzt ist die schriftliche Kommunikation eine außerordentlich effektive und effiziente Art der Kommunikation.

Vorteile

  • Die Schriftlichkeit benötigt weniger Zeit als die mündliche.
  • Sie macht unabhängig von persönlicher Anwesenheit und
  • gibt Gelegenheit, ja sie zwingt dazu nachzudenken.

An wen richtet sich der Bericht?

Berichte werden abgefasst, überprüft und weitergegeben, An wen aber richtet er sich? Er richtet sich an eine andere Person, ist aber meistens so verfasst, dass er sich an die Person des Absendere richtet.

Ganz wesentlich ist die Frage: "Was soll dieser Bericht beim Empfänger bewirken?" Wer sie stellt ist kein Schriftsteller mehr, sondern ein Manager. Der Bericht muss so bearbeitet werden, dass er nach menschlichem Ermessen, die größtmögliche Chance hat, die beabsichtigte Wirkung beim Empfänger auszulösen, ihn zur Aktion zu veranlassen. Wirksam heißt herauszufinden, worauf der Empfänger am ehesten reagiert. Dabei ist viel Individualität gefordert, es gibt aber auch allgemeine Richtlinien:

  • Kurze Berichte oder Zusammmenfassungen am Anfang
  • Tabellen, Graphiken und Zahlen nicht in den Text, sondern in den Anhang
  • Den Beruf des Empfängers bedenken (zB. Juristen bevozugen komplizierte Texte)

    Unsitten und Zuumutungen

  • Stichwörter Das Formulieren ganzer Sätze wurde zugunsten von Fragmenten und Stichwörten aufgegeben.
  • Unsitte, alles und jedes in eine Graphik oder Tabelle zu verpacken.
  • Verdrängen des Hochformats vom Querformat. Das ist nicht lesefreundlicher, sondern bewirkt das Gegenteil.(red)
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