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Papierflut im Griff

26. Juni 2007, 10:30

Managed Document Services von T-Systems optimieren Erstellung, Druck und Versand von individualisierten Massensendungen und helfen so Unternehmen Kosten zu sparen

T-Mobile vertraute das Management ihrer monatlich rund 650.000 Rechnungen und Mahnungen schon vergangenes Jahr T-Systems in Österreich an. Der ICT-Dienstleister übernimmt Druck, Versand und Archivierung der Dokumente des Mobilfunkanbieters. Zusätzlich konnte die Durchlaufzeit bei der Rechnungszustellung um nahezu die Hälfte reduziert werden. Für T-Systems Kunden bedeutet eine Auslagerung eine Kostenreduktion. Und nicht zuletzt können sich die Unternehmen wieder auf das eigene Kerngeschäft konzentrieren und sparen so Prozesskosten ein.

Arbeiten anderen überlassen

Immer weniger Unternehmen belasten sich mit Aufgaben, die nicht zu ihrem Kerngeschäft zählen. Sie geben die Fleißarbeit ab. Eine wachsende Flut von Dokumenten bindet insbesondere in Unternehmen mit großen Kundenstämmen Personal, Energie und Kapital. Briefe, Faxe und E-Mails müssen gelesen, geschrieben, gedruckt, versandt und verwaltet werden. Dabei ist der größte Teil dieser Arbeit reine Routine, die heute weitgehend automatisiert, vielfach elektronisch und damit deutlich effizienter, erledigt werden kann.

Individuelle Kundenanpassung

T-Systems Managed Document Services umfassen eigenständige Module: Der Multichannel Inbound bearbeitet die eingehenden Dokumente. Die Dokumenten-Inhalte werden gleich extrahiert, geprüft und vorqualifiziert. Multichannel Outbound sorgt für Dokumentengenerierung und Erzeugung von Brief, Fax und E-Mail und übernimmt die Steuerung und Optimierung der Print Services.

"Wir stellen für jeden Kunden die Dokumente individuell zusammen, womit Parallelaussendungen verhindert werden. Beilagen, wie beispielsweise konkrete Angebote, zielgruppenspezifische Produktaktionen, anlassbezogene Vertragsverlängerungsoptionen, werden automatisiert nach spezifischen Kundenbedürfnissen mit dem Hauptdokument zu einer Sendung zusammengeführt. Somit gelangt die richtige Information zum richtigen Empfänger", erklärt Gerald Rehling, Mitglied der Geschäftsleitung von T-Systems in Österreich und Vertriebsverantwortlicher für das Outsourcing-Geschäft.

Schneller auf Kunden-Anfragen reagieren

Das Multichannel Archive stellt Informationen und Dokumente für Anwendungen wie CRM, E-Mail und Web bereit. Es erlaubt eine bequeme elektronische Nutzung aller Dokumente, immer und sofort. T-Systems verwaltet und pflegt die Daten im eigenen Rechenzentrum. Auch T-Mobile nutzt zukünftig die elektronische Archivierung der Dokumente und die Verarbeitung der Eingangspost.

So werden eingehende Briefe eingescannt und direkt dem Kundenservice elektronisch zur Verfügung gestellt. T-Mobile Mitarbeiter sparen somit Zeit und können schneller auf Anfragen und Reklamationen reagieren. "Der Vorteil für Unternehmen liegt darin, dass der Informationsfluss ihrer Kunden zum Beispiel vom Callcenter genutzt werden kann. Wenn ein Kunde anruft, kann die gesamte postalische Information gleich abgerufen werden", so Rehling.

Versandkosten optimieren

Das Modul Multichannel Transport übernimmt internationales Versandmanagement und Portooptimierung. Es erlaubt optimierte Zustellungskosten im In- und Ausland. "Das Porto macht über 75 Prozent der Gesamtkosten aus. Schon durch intelligente Vorsortierung des Versands kann hier gezielt eingespart werden. Das passende Zustellunternehmen gewährt dadurch höhere Rabatte", verrät Rehling.

Kostentransparenz und Sicherheit

Nach dem Prinzip "pay per use" wird ganz einfach pro Dokument abgerechnet. Der Kunde bezahlt also immer nur so viel, wie tatsächlich verbraucht wurde und erhält damit absolute Kostentransparenz. In allen Phasen der Zusammenarbeit gewährleistet T-Systems Datenschutz und IT-Sicherheit auf international höchstem Niveau.

  • Artikelbild
    foto: t-systems
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