Papier liegt in der Natur des Menschen

1. Juni 2006, 16:48
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...aber die Geschäfts- leitung will die Kosten, die durch das viele Ausdrucken entstehen, in den Griff bekommen. Auslagern heißt hier das Zauberwort

Das papierlose Büro existiert nur in den Zukunftsvisionen der Computerbranche. In der Realität sieht es anders aus: Seit die digitalen Dokumente - seien es E-Mails oder PDF-Dateien - enormes Wachstum verzeichnen, steigen auch die Ausdrucke auf Papier an.

"Die Natur des Menschen verlangt nach Papier", meint Martin Winkler von Xerox. "Verträge werden nicht am Bildschirm gelesen. Der Unternehmensalltag wird von Verträgen, Rechnungen, Gesetzestexten und Steuererklärungen, die dann auch noch aufgehoben werden müssen, bestimmt."

Archivierung

Eine aktuelle Studie der OGM zum Thema Dokumentenmanagement (siehe Grafik) untermauert dies. Da vier von fünf Mitarbeitern schon heute nicht die Information finden, die sie brauchen, gibt es in diesem Segment noch zahlreiche Herausforderungen. Zudem können 89 Prozent der Top-500-Unternehmen in Österreich - also exakt 445 - nicht abschätzen, wie viel sie die Dokumente im Unternehmen kosten.

Doch was nicht gemessen werden kann, ist nur schwer zu kontrollieren und zu optimieren. Deshalb ist es aus Sicht von Winkler hoch an der Zeit, dass sich Firmen damit auseinandersetzen, und das bedeutet nicht nur den Einsatz entsprechender Software, sondern auch der richtigen Endgeräte.

Unter Dokumentenmanagement versteht die Branche alle Methoden und Technologien, die während des Lebenszyklus eines Dokuments eingesetzt werden. Also vom einfachen Dokumentendruck, über den Postversand und die elektronische Archivierung bis hin zur Papierarchivierung. Insbesondere bei Letzterem können sich in Österreich, wie die Untersuchung besagt, viele Firmen ein Outsourcing vorstellen. Immerhin verlangen es die Gesetze, dass Unternehmen die Originaldokumente einige Zeit aufbewahren. Da aber meist weder Platz noch Zeit für die Verwaltung gegeben sind, scheint das Auslagern hier eine sinnvolle Alternative zu sein.

Das Zusammenführen in einem Archiv von elektronischen Dokumenten und ihren sinnverwandten Schwestern auf Papier zählt zu den Hauptbetätigungsfeldern in diesem Bereich. Die Dokumente werden eingescannt und archiviert, auf Bedarf auch wieder ausgedruckt oder gelöscht, aber sie werden vor allem eines - dann gefunden, wenn sie gebraucht werden.

Auch beim Druckerhersteller und IT-Dienstleister HP sieht man den Bedarf und damit das Wachstumspotenzial für die Auslagerung der Druckgeschäfte. Gerade mittelständische Unternehmen könnten so mehr Effizienz und Kostenwahrheit erreichen. Das Service des Anbieters reicht von der Planung und Beschaffung von Hardware und Verbrauchsmaterialien - Geld spart, wer den Toner im rechten Moment wechselt, so der Weisheit erster Schluss in diesem Bereich.

Laut einer IDC-Studie sollen sich so bis zu 40 Prozent der Kosten einsparen lassen. Die Anbieter haben hier auch auf die Anforderungen des Marktes reagiert und bieten mittlerweile individuelle Abrechnungsmodelle an. So kann ein Unternehmen einzelne Ausdrucke zahlen oder gleich einen All-inclusive-Vertrag abschließen.

Vertragsdauer

Auch in diesem speziellen Feld des Outsourcing werden die Verträge zwischen den Partnern nur mehr über eine relativ kurze Zeitspanne geschlossen, um die Flexibilität zu erhalten. Wie die Anbieter aber unisono betonen, wurden die Verträge bislang immer wieder verlängert. Einen weiteren Aspekt dazu bringt Olympus ein. Das Unternehmen bietet im Bereich des Fotodrucks sein Know-how und entsprechende Endgeräte an. Da sich digitale Kameras auf dem Markt beweisen konnten und nun in jedem Mobiltelefon fix integriert sind, sieht der Anbieter mit seinen Lösungen hier auch gute Möglichkeiten für Unternehmen.

Der "Sofortbild-Kiosk" für Kunden wird etwa bei Versicherungen aufgestellt und erlaubt schnelle Fotoausarbeitung, wie man sie aus dem Alltag bereits kennt, auch in den entferntesten Orten. Und wenn die digitalen Bilder dann wieder zu Papier gebracht wurden, kann man sich wieder um die weitere digitale Archivierung kümmern - und schon läuft der endlose Kreislauf weiter und weiter. (Gregor Kucera, DER STANDARD, Print Ausgabe, 20.4.2006)

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