Schluss mit der Hetzerei!

27. Oktober 2006, 11:01
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Sachbuch-Autor Lothar Seiwert ("Simplify your life") nennt die besten Tipps für einen konstruktiven Umgang mit dem Chaos

Es gibt Kollegen, deren Schreibtische an Zen-Kunst erinnern. Die Büromehrheit jedoch besteht aus "Volltischlern" mit ihrer ganz individuellen Ordnung, die niemand sonst durchschaut. "Volltischler"-Schreibtische ziehen scheinbar magnetisch Papierstapel an, und: Der Kalender ist nie da, wo man ihn gerade erst hingelegt hat.

Wem das bekannt vorkommt, der ist wahrscheinlich ein "polychronischer, kreativ-chaotischer Typ", wie es Lothar Seiwert ausdrückt. Der Deutsche ist Experte für Zeitmanagement, leitet einschlägige Seminare und ist als Autor von Ratgebern ("Wenn du es eilig hast, gehe langsam", "Die Bärenstrategie", "Simplify your life") bekannt. Seine Tipps sind vor allem für kreative Chaoten gedacht, denn "der Leertischler tut sich ja beim Aufräumen und Planen leicht", weiß Seiwert. Er nennt die sieben effizientesten Zeitmanagement-Tipps:

  • Planen Sie Ihre Zeit schriftlich.

Notieren Sie nicht nur Ihre Termine im Organizer, sondern erstellen Sie detaillierte Tagespläne. Schreiben Sie alles auf: Unerledigtes vom Vortag, neue Aufgaben, Termine, auch die Freizeitaktivitäten (Kultur, Sport, Freunde treffen). Rund acht Minuten Aufwand, spürbar weniger Stress und Hektik und mehr Zeit für Wichtiges, die ohne Planung meist vergeudet wird.

  • Überschätzen Sie Ihre Zeit nicht.

Erfahrungsgemäß sollte man nur etwa 60 Prozent seiner Zeit fest verplanen. Der Rest geht für unerwartete Ereignisse, spontane und soziale Aktivitäten (Gespräche, Kaffeepausen) drauf. 

  • Setzen Sie Prioritäten.

Wer kein perfekter Multitasker ist, verzettelt sich schnell. Widmen Sie sich deshalb besser einer Aufgabe nach der anderen, dafür aber konsequent und zielbewusst. Listen Sie alle Aufgaben nach ihrer Bedeutung geordnet auf, damit Sie Ihre Zeit nicht mit nebensächlichen Dingen vertun, während Wichtiges liegen bleibt.

  • Werden Sie aktiv.

Bei Aufgaben mit dem Label "dringend" re-agieren wir, bei den uns wichtigen hingegen agieren wir und gehen voller Tatkraft und Kreativität ans Werk. Fokussieren Sie, so oft es geht, auf die wichtigen Ziele, damit Sie nicht im täglichen Diktat der Dringlichkeit die Freude an der Arbeit verlieren.

  • Machen Sie genügend Pausen.

Pausen sind keineswegs Zeitverschwendung, sondern steigern die Produktivität. Den besten Erholungswert erzielen Sie, wenn Sie nach jeder Arbeitsstunde fünf bis zehn Minuten Pause machen.

  • Nehmen Sie sich die "stille Stunde".

Störungen durch ungeplante Anrufe oder Kollegen in Plauderlaune verschlingen enorm viel Zeit, denn nach jeder Unterbrechung braucht man ein paar Minuten, bis man den Faden wieder aufgenommen hat. Reservieren Sie sich daher täglich eine halbe - in fordernden Zeiten besser eine ganze Stunde, in der Sie nicht erreichbar sind und konzentriert arbeiten können. Am besten am frühen Vormittag: Biorhythmisch ist man da normalerweise besonders fit für schwierige Aufgaben.

  • Delegieren Sie so viel wie möglich.

Viele Führungskräfte haben den "Selbst-machen-Impuls". Unterdrücken Sie ihn und überlegen Sie, ob eine Aufgabe nicht ebenso gut (wenn auch vermutlich anders) von einem Mitarbeiter erledigt werden kann. (Der Standard, Printausgabe 31.12.2005/1.1.2006)

 

Von Susanne Rössler

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Seiwert
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