Mailen statt Reden

12. Dezember 2005, 11:08
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In der Kommunikation im Büro ermöglicht die elektronische Kommunikation ein wenig Raum für Privates

Kennen Sie den? Zwei Kolleginnen/Kollegen sitzen einander im Büro gegenüber und unterhalten sich per Mail, statt miteinander zu reden. Klingt wie ein schlechter Witz, und wer ein weiteres Indiz dafür sucht, dass elektronische Kommunikation gestörtes Verhalten nach sich zieht, hat es damit gefunden.

Störung der Kommunikationsfähigkeit

Aber nicht so schnell mit der Schlussfolgerung. Es gibt genügend Situationen und Aufgaben, für die Schreiben angemessener als Reden sein kann. Zuerst zur obigen Situation: Natürlich wäre es eine ernsthafte Störung der Kommunikationsfähigkeit zweier Menschen, wenn sie trotz räumlicher Nähe nicht miteinander reden können.

Wenig Raum für Privates

Andererseits ist in Großraumbüros wenig Raum für Privates, wenn man nicht gerade ein sehr freundschaftliches Verhältnis zu den unmittelbaren Nachbarn hat, die zwangsläufig mithören. In diesem Fall erlaubt Mailen (oder geschriebener Chat, dazu noch später), Privatsphäre herzustellen und sich über die Dinge auszutauschen, die im Augenblick vielleicht besser nicht laut gesagt werden. Es wäre eine gruppendynamische Illusion, dass in hierarchischen Organisationen über alles immer offen geredet werden kann - trotzdem muss manches gesagt, in diesem Fall: geschrieben werden.

Entspannung

In angespannten Situationen und Konflikten kann elektronische Kommunikation sogar einen Beitrag zur Entspannung liefern, vorausgesetzt, man geht damit behutsam um. Manche tun sich leichter, auf diese Art und Weise wieder einzulenken, ein Stück nachzugeben - und warum auch nicht? Der Mail kann schließlich wieder das Gespräch folgen.

Verschriftlichung

Mail kann aber auch aus sachlichen Gründen ein durchaus effizientes Mittel interner Kommunikation sein, selbst wenn man sich leicht persönlich besprechen könnte. Mail hat den Vorzug der Verschriftlichung: Was im Laufe eines Mailfadens abgewickelt wird, ist anschließend als Ergebnisprotokoll gleich vorhanden und kann leicht mit weiteren Personen geteilt werden, für Terminerinnerungen vorgemerkt werden usw. Gerade bei längeren Projekten ist das eine gute Gedächtnisstütze.

Chatten im Büro

Dafür gibt es etwas viel Besseres als Mail, das aber wegen seines schlechten Rufs in Büros kaum genutzt wird: Chat. Dazu gibt es viele Programme, von Microsoft Messenger (Microsoft integriert diese Funktion zunehmend in seine Standardprogramme) bis zu Skype, das sich durch vielfältige Medienkanäle (geschriebener Chat, Sprache, Internettelefonie, Videocall, Dateiaustausch) besonders gut eignet.

Chat vs. Mail

Was sind die Vorteile von Chat gegenüber Mail? Die Kontaktliste (die die Leute beinhaltet, mit denen man regelmäßig zusammenarbeitet) zeigt an, wer gerade ansprechbar ist - während eine abgesendete Mail oft ins Leere geht, weil der Empfänger gerade nicht vor dem PC sitzt. Eine Konversation läuft schneller und unmittelbarer ab als über den Mailserver, und man kann die Ergebnisse genauso gut protokollieren. Man kann leicht weitere Personen einbeziehen und bei Bedarf den "Kanal" wechseln - etwa vom Schreiben auf Reden oder Video umschalten.

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