E-Mail-Organisation

3. November 2005, 10:25
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Berufliche oder private Mailadressen, daheim oder im Büro - E-Mails müssen verwaltet werden - Personal Tools

Gerade wenn man einige Wochen auf Reisen ist (ich erspare Ihnen die Details ;-) merkt man, dass gute E-Mail-Organisation keine triviale Angelegenheit ist. E-Mail hat unseren Alltag heute wahrscheinlich bereits stärker durchdrungen als früher nur das Telefon: Viele User haben sowohl berufliche wie private Mailadressen, verwenden beide daheim und im Büro ebenso wie auf Reisen im Hotel oder im Internetcafé. Dazu kommt die zunehmende Nutzung mobiler Mail am Blackberry, Handy oder Organizer.

Information aller Art

Was eine Optimierung besonders dringend nötig macht ist die Funktion, zu der sich E-Mail entwickelt: Sie wird zunehmend zum zentralen Repositorium für Information aller Art - nicht nur ein Mittel um spontan zu kommunizieren. In unserer Mail finden sich Geschäftsunterlagen, Adressen und Telefonnummern, Zeitungsausschnitte usw., vorausgesetzt man sammelt sie systematisch. Und dann bleibt die Frage: Wie kommt man an diese Daten heran, wenn man nicht vor dem eigenen PC sitzt, wo sie (hoffentlich gut) abgelegt sind?

"E-Mail-Client"

Zunächst gibt es Entscheidungen zu treffen über den Mailprovider - dort, wo man seine Adresse samt Postfach hat - sowie darüber, ob und wann man einen "E-Mail-Client" (ein eigenes Mailprogramm wie Outlook und Outlook Express, Thunderbird, Apple Mail) verwendet, und wann man Webmail (E-Mail über den Webbrowser) nutzt. Häufig dient einfach der Internetprovider auch als Mailprovider - aber manches spricht dafür, dass man diese Funktionen trennt und ein Mailkonto bei Google (Gmail), Yahoo, GMX oder Hotmail einrichtet: Damit erhält man seine E-MailAdresse auch dann, wenn man den Internetprovider wechselt.

Alle Mails sammeln

Auf mindestens einem PC empfiehlt es sich, die gesamte Mail zu sammeln und zu speichern, damit sie gesichert (niemand kann garantieren, dass ein Provider oder sein Angebot in zehn Jahren noch besteht) und offline verfügbar ist. Dazu muss man einen Client verwenden. Löschen? Außer Junkmail lohnt es sich aufgrund billigen Speichers nicht, Gedanken daran zu verschwenden, was man aufheben soll - wichtig ist nur, für Suchfunktionen (wie mit Google Desktop Search oder Apples Spotlight) zu sorgen, um bei Bedarf die Nadel im Heuhaufen schnell zu finden. Mail-Clients sind in der Bedienung vielseitiger und bequemer als Webmail, dafür ermöglicht Webmail einen Mailcheck an jedem Ort und jedem PC.

Speicherplatz

Maildienste wie Googles Gmail oder Yahoo bieten inzwischen ein oder mehr Gigabyte Speicherplatz an, womit sie wie die eigene Festplatte zum Sammelbecken für Informationen werden. Gmail hat hier derzeit einen besonderen Vorzug: Die von Google bekannte Suche kann für die eigene Mail benutzt werden, womit auch bei Verwendung von Webmail aus großen Datenmengen leicht Information herausgefischt werden kann.

Auch Webmail kann mithilfe eines eigenen Mailprogramms behoben werden - die jeweiligen Anbieter geben auf ihren Seiten Instruktionen, wie man "POP3"- oder "IMAP-Mail" (die technischen Kürzel dafür) mithilfe eines E-Mail-Clients von der Webmail auf den PC holen kann. (Der Standard Printausgabe, 22./23.10.2005, Helmut Spudich)

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    Viele User haben sowohl berufliche wie private Mailadressen, verwenden beide daheim und im Büro ebenso wie auf Reisen im Hotel oder im Internetcafé - die E-Mail-Organisation wird immer wichtiger.

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