To-do-Listen: Fast eine Wissenschaft

29. September 2016, 05:30
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Im besten Fall vereinfachen sie Komplexität, wenn es nicht gut läuft, sorgen sie nur für noch mehr Chaos: To-do-Listen sind eine Wissenschaft für sich

Wer gedacht hat, dass es bei To-do-Listen nur um Kritzeleien auf einem Post-it geht, hat die Rechnung ohne die Optimierungsindustrie und vor allem die App-Anbieter gemacht. Eine gute To-do-Liste ist das halbe Leben! Und deshalb kann aus den Listen, wenn gewollt, eine Wissenschaft werden. Das Karriereportal Xing bietet sogar ein Webinar an, um "die Methodik richtig anzuwenden". In einer halben Stunde erfährt man dort, wie die Kardinalfehler der Aufgabenliste vermieden werden können, die da lauten: allzu häufig würden die Listen ausgedehnt und erfassen zu viele Bereiche. Das führe nicht nur zu Chaos, sondern auch zur Frustration.

Tipps, wie To-do-Listen sinnvoll gestaltet werden, gibt es viele.

Hier einige Beispiele:

  • Die so genannte 1-3-5-Regel: Der zufolge besteht eine gute Liste aus einer großen Aufgabe, drei mittleren und fünf Aufgaben, die eher in die Kategorie Kleinkram passen.

  • Zu klein sollten die Aufgaben aber auch nicht sein: Sind die To-Dos in weniger als drei Minuten zu erledigen, gehören sie nicht auf die Liste.

  • Komplexer ist da schon die Eisenhower-Methode, benannt nach dem gleichnamigen US-Präsidenten, der seine Aufgaben in vier Kategorien sortiert haben soll: "Wichtig und dringend", "wichtig und nicht dringend", "nicht wichtig aber dringend" und "nicht wichtig und nicht dringend".

  • Einig sind sich Zeitmanager in der Empfehlung, sich nicht zu viel vorzunehmen: Aufgaben also auf einen Tag beschränken und nicht gleich die ganze Woche abdecken. Außerdem am besten am Vorabend schon die Liste schreiben.

  • Es gibt auch Not-to-do-Listen oder Like-to-do-Listen. David Allen, ein Selbstmanagement-Experte, nennt sein Konzept hingegen "GTD" für Getting Things Done.

  • Wer Listen für ganz unterschiedliche Tätigkeiten erstellt, sollte diese gut ordnen: Hier kann mit Farben, Zeichnungen, Schlagwörtern, speziellen Vorlagen oder Apps gearbeitet werden.

  • Auch die Zeitpunkte sollte man laut Ratgebern gut timen: In der Früh ist die Konzentrationsfähigkeit höher, komplizierte Aufgaben also dann. Und natürlich: Die unangenehmen Dinge zuerst erledigen.

  • Es gibt Leute, die können ganz einfach nicht ohne Listen und protokollieren sogar die Ablaufdaten der Produkte im Kühlschrank. Aber dennoch gilt: Verwaltung soll kein Selbstzweck sein. Am Anfang jeder Liste sollte also die Überlegung stehen, ob es sie überhaupt braucht, oder sie nur zusätzlich Zeit frisst.

Und obwohl jede Methode natürlich für sich beansprucht, die beste Lösung zu sein, gibt es keine allgemeingültigen Regeln. Jeder sollte selbst herausfinden, welche Methode am besten passt. Die Liste sollte deshalb kein Korsett sein, sondern eher eine Orientierung. Allzu genaues Planen kann am Ende oft zum Scheitern führen.

Wie Apps die To-do-Listen revolutionieren

Wem Post-its oder das Notizbuch zu oldschool sind, kann auf elektronische Listen umsatteln. Die Menge an Apps, die versprechen den Alltag zu vereinfachen, ist mittlerweile enorm. Bei den meisten dieser Angebote können User mehr machen, als nur simple To-do-Listen erstellen. Projekte und Aufgaben können auf der Plattform mit anderen geteilt werden, möglich ist das oft auf mehreren Geräten. Die Aufgaben können dann noch in Kategorien wie "Arbeit", "Privates" und "Einkaufen" unterteilt werden. Anhänge wie PDFs, Tabellen und Fotos werden angehängt werden und Erinnerungen via Push-Benachrichtigungen oder SMS bekommen versendet. Je nachdem, wie fleißig man seine gesetzten Aufgaben erledigt, kann man Punkte sammeln und so verschiedene Produktivitätslevels erreichen.

Beeindruckend, was da noch kommen könnte: So erzählte Benedikt Lehnert, der Chefdesigner von Wunderlist, dem Magazin der Süddeutschen Zeitung, dass man aktuell an mitdenkenden To-do-Listen arbeite. Die sollen dann beispielsweise erkennen, dass man im Stau steht und eine Besprechung verpassen wird – um dann selbstständig, im Abgleich mit den Kalendern der Kollegen, einen neuen Termin auszumachen.

Was Johnny Cash wohl dazu gesagt hätte? Von ihm ist unlängst eine alte To-do-Liste aufgetaucht.


    "1. Not Smoke", steht ganz oben geschrieben und dann

    "2. Kiss June,

    3. Not Kiss anyone else,

    4. Cough,

    5. Pee,

    6. Eat,

    7. Not eat too much,

    8. Worry,

    9. Go See Mama,

    10. Practice Piano".

    Der krönende Abschluss unter dem Punkt "Notes":

    "Not write notes". (lhag, 29.9.2016)

  • Wer zu genau plant, ist zum Scheitern verurteilt. sagen Zeitmanagement-Trainer. Und: Es gibt nicht die eine Methode, die eine gute To-do-Liste ausmacht, sondern es komme immer auf die Persönlichkeit des Benutzers an. Einige Grundregeln gibt es aber dennoch: Nicht zu ausufernd sollte eine gute Liste sein und keine zu kurzen Aufgaben umfassen.
    foto: istock

    Wer zu genau plant, ist zum Scheitern verurteilt. sagen Zeitmanagement-Trainer. Und: Es gibt nicht die eine Methode, die eine gute To-do-Liste ausmacht, sondern es komme immer auf die Persönlichkeit des Benutzers an. Einige Grundregeln gibt es aber dennoch: Nicht zu ausufernd sollte eine gute Liste sein und keine zu kurzen Aufgaben umfassen.

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