E-Mails: So nimmt die Flut ein Ende

23. September 2016, 13:00
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Wenn ein volles Postfach das Arbeiten unmöglich macht, heißt es reagieren. Für die Kontrolle gibt es einige Tricks

Feierabend, aber das Smartphone fiept und kündigt eingetroffene E-Mails an. Und schon schnellt das Stresslevel in die Höhe, wenn auch unbemerkt. Seitdem Handys hochleistungskompatible Taschencomputer sind, hat sich die Anzahl der E-Mails, die pro Tag eintrudeln, noch weiter erhöht – und geht teilweise schon in den dreistelligen Bereich. Das sei ganz gewiss eine Bedrohung der Effizienz, sagt David Allen, Berater und Autor der Bücher "Getting Things Done" und"Making It All Work" – ein selbst ernannter Zeitmanagement-Guru. Damit es unserem Gehirn nicht viel zu viel wird, heißt es: E-Mail-Flut kontrollieren. Aber wie?

1. E-Mails filtern

Empfehlenswert ist jedenfalls,, regelmäßig seine Junk-Mail-Einstellungen zu prüfen und gegebenenfalls zu verschäften. So lassen sich einige lästige E-Mails bestenfalls bereits im Vorhinein abfangen. Die meisten E-Mail-Tools bieten außerdem bereits Einstellungen an, mit denen man dafür sorgen kann, dass nur die wichtigsten Nachrichten sofort durchkommen. Weniger wichtige Nachrichten, wie Newsletter oder unternehmensinterne Aussendungen, kann man so in spezielle Ordner schicken lassen.

2. E-Mail-Zeiten festsetzen

Einer der wohl wichtigsten Gründe, warum wir uns von E-Mails gestört fühlen: wir rufen sie zu häufig ab. Spiegel Online rät, einmal die Woche auszuprobieren, wie es ist, sein Postfach nur einmal pro Tag zu öffnen.

3. Pausen nutzen

Auch Pausen – beispielsweise das Warten auf den Bus – können dazu verwendet werden, das Postfach aufzuräumen oder Mails zu beantworten. So macht es etwa Ana Dutra, CEO eines Personalberatungsunternehmen. Sie ist bekannt dafür auf jede E-Mail innerhalb von 24 Stunden zu reagieren. Ganz gleich, von wem sie kommt.

4. Prioritäten setzen

"Only Handle It Once", heißt ein weiterer guter Rat. Wer sofort entscheidet, was man mit seinen Mails tut – löschen, gleich beantworten oder erst später und in Ruhe – spart Zeit. Alle E-Mails, die man innerhalb von drei Minuten schreiben kann, solle man auch während dieser Zeit schreiben. Ratsam sei es auch, einen eigenen Ordner anzulegen für E-Mails, denen man sich wann anders widmen möchte, heißt es in vielen Tipps.

5. Massen-E-Mails reduzieren

Die CC-Funktion ist sehr beliebt – nicht zuletzt deshalb, weil sich dadurch relativ einfach relativ viele Kollegen Up to Date halten lassen. Die unangenehme Nebenwirkung: E-Mails, die einen nicht direkt etwas angehen, landen auch im Postfach und produzieren Stress. Besser wäre es deshalb, den eigenen Posteingang zu durchforsten und zu prüfen, welche dieser CC-Nachrichten vielleicht unnötig sind – und die Betroffenen Kollegen zu bitten, einen aus derlei Unterhaltungen auszuklinken.

6. Für Privates andere Kanäle nutzen

Auch E-Mails für private Verabredungen zu nutzen, hält auf. Um sich mit Kollegen zu einem gemeinsames Mittagessen oder einen After-Work-Drink zu verabreden, sollte man daher Medium wechseln, beispielsweise What's App oder Doodle. Ähnliches gilt für das Buchen von Reisen: Hier die private Adresse nutzen. Das hält bei der Arbeit nicht unnötig auf. Ein weiterer Vorteil: Man wird nachher nicht mit Werbe-Mails und Spam überschüttet.

7. Gewohnheiten ändern

In jedem Unternehmen gelten gewisse Normen, jedes Team hat gewisse Gewohnheiten. Über die bestimmt man auch selbst. Wer die Flut an E-Mails als belastend empfindet, sollte auch selbst lernen, nur dann E-Mails zu schicken, wenn es nötig ist. Sowieso vermeiden sollte man Nachrichten mit nur mit einem Wort wie "Danke!", heißt es in der Harvard Business Review. Ein solcher Fall ist auch der "Allen antworten"-Button – müssen wirklich alle wissen, was man zu sagen hat? (lib, 23.9.2016)

  • Was hilft gegen die Flut an E-mails? Filtern, Prioritäten setzen, Pausen einlegen – und auch selbst nicht mehr so viele Mails verschicken.
    foto: istock

    Was hilft gegen die Flut an E-mails? Filtern, Prioritäten setzen, Pausen einlegen – und auch selbst nicht mehr so viele Mails verschicken.

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