Wenn alte Möbel nicht ins neue Büro passen

20. Juli 2016, 15:29
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Kosten und Zeitaufwand werden bei Umzügen oft unterschätzt, alte Möbel um jeden Preis mitgenommen

Der Wiener Büromarkt ist ein Umzugsmarkt: Neue Unternehmen siedeln sich hier eher selten an. Ein Standortwechsel kann aus unterschiedlichen Gründen Sinn machen, erklärt Herbert Zitter, Geschäftsführer des Büroberatungsunternehmens Moocon: etwa, weil der Mietvertrag ausläuft oder weil Flächen und Umgebung nicht mehr den organisatorischen Anforderungen entsprechen.

Ein Umzug will dennoch wohlüberlegt sein, wie vor kurzem bei einer Veranstaltung des Bürodienstleisters Inter-Pool zu Investitionskosten rund um ein neues Büro deutlich wurde. Einer der Aspekte, die dabei nämlich am häufigsten unterschätzt werden, sind die Umzugskosten.

Tausende Möbel

Das fiktive Fallbeispiel, das vorgestellt wurde: Ein Büro mit 120 Mitarbeitern und 100 Arbeitsplätzen zieht an einen neuen Standort. Die Gesamtkosten für den Umzug – inklusive Spedition ohne Möbel, Entsorgung und Rückbau – liegen bei immerhin 90.000 Euro.

"Der häufigste Fehler ist, dass Kosten und Zeit unterschätzt werden", berichtete Inter-Pool-Geschäftsführer Bernhard Stolberg. Denn werden die Möbel an den neuen Standort mitgenommen, dann kommen bei einem Unternehmen mit hundert Mitarbeitern so schnell "ein paar Tausend" Möbelstücke zusammen, die vorab inventarisiert werden müssen. Dann muss überlegt werden, wo das Möbelstück am neuen Standort unterkommt: "Man muss bei jedem Möbelstück wissen: Wo steht es heute – und wo steht es morgen?", sagt Stolberg. "Das kann Knochenarbeit sein."

Vier bis sechs Monate

Denn hier liegen viele Fehlerquellen: Der Experte weiß etwa von Fällen, bei denen Inventarisierung und Planung abgeschlossen waren – und die Mitarbeiter am alten Standort plötzlich die Möbel wieder umstellten: "Das wurde dann sehr mühsam." Stolberg empfiehlt daher, vier bis sechs Monate vor dem Umzugstermin mit dieser Arbeit zu beginnen.

Ein weiterer Fehler, der laut dem Experten häufig gemacht wird: "Oft wollen Unternehmen auf alle Fälle ihre alten Möbel mitnehmen." Dabei würden sich die Mehrkosten angesichts von teuren Transportkosten mitunter in Grenzen halten – und neue Möbel auch besser ins neue Umfeld passen.

Alte Schreibtische, neue Flächen

Besonders, weil sich die Ansprüche in den letzten Jahren verändert haben: "Die alten L-Kombinationen und große Schreibtische sind heute einfach ineffizient", sagt Stolberg. Und auch die Anforderungen an die Flächeneffizienz: Die alten Schreibtische würden auf neuen Flächen gar nicht mehr Platz haben; "und es wäre zu teuer, wenn man größere Flächen mietet, nur um das alte Mobiliar unterzubringen."

Bleiben die Möbel zurück, dann gibt es unterschiedliche Möglichkeiten: Manche Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, diese günstig zu kaufen oder mitzunehmen: "Wenn die Möbel eine vernünftige Qualität haben, kommt da in der Regel sehr viel weg", sagt Stolberg.

Oft werden die Möbel auch an einen gemeinnützigen Verein gespendet oder an professionelle Möbelverwerter abgegeben, die diese dann versteigern. Wenn auch das sich nicht mehr auszahlt, dann gibt es professionelle Entsorgungsunternehmen.

Chance für Neubeginn

"Das Aufrechterhalten des Kerngeschäfts ist bei einem Umzug das Wichtigste", betont Moocon-Geschäftsführer Zitter. Daher finden Umzüge meist zwischen Freitagmittag und Montagfrüh statt.

Was neben all der Logistik aber nicht vergessen werden darf, sind die Mitarbeiter. Denn ein Umzug kann auch eine emotionale Belastung darstellen, sagt Zitter: "Da geht es um die Frage, wie viel akzeptanzsichernde, einbindende Schritte im Vorfeld gesetzt wurden." Die Mitarbeiter müssten im Rahmen eines Change-Managements abgeholt und informiert werden – "sonst sind sie nicht beteiligt, sondern betroffen und kriegen eine ganz andere Abwehrreaktion".

Dabei sei ein Umzug immer auch die Chance für einen Neubeginn – "oder einen Läuterungsprozess", so Zitter: "Es ist immer erstaunlich, wie viel angeblich wichtiges Aktenmaterial vor einem Umzug dann plötzlich doch entsorgt werden kann." (zof, 20.7.2016)

  • Werden Möbel mitgenommen, muss genau geplant werden, wo sie stehen sollen – wie im Bild beim Umzug des Standard in ein neues Redaktionsgebäude 2012.
    foto: cremer

    Werden Möbel mitgenommen, muss genau geplant werden, wo sie stehen sollen – wie im Bild beim Umzug des Standard in ein neues Redaktionsgebäude 2012.

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