Es gibt kein klares Ziel
Wenn den Kollegen und Kolleginnen nicht klar ist, wofür das Meeting eigentlich angesetzt ist, würden sie auch nicht zuhören, sagt Kommunikationsberater Michael Gerharz der Zeit Online.
Folgende Fragen gilt es Moderationstrainer Josef W. Seifert zufolge vorab zu klären: Was müssen wir heute besprechen? Welches sind die wichtigsten Themen? Welche Ziele wollen wir erreichen? Und welches Vorgehen ist sinnvoll?
Zeiten werden nicht eingehalten
Ein schlimmer Fehler ist laut Karriereberater Jochen Mai auch Unpünktlichkeit. Sie sei nicht nur "gelebte Arroganz", sondern verzögere zudem das Meeting. Mai empfiehlt, Türen des Konferenzraumes zwei Minuten nach Beginn der Sitzung abzuschließen.
Ein Trick, um Meetings möglichst kurz zu halten: Sie im Stehen abhalten. "Die Teilnehmer haben automatisch weniger Interesse daran, dass sich die Treffen unnötig in die Länge ziehen." Ebenfalls ratsam: Immer einen Blick auf die Zeit haben und "Laberer" unterbrechen.
Die Tagesordnung ist überfrachtet
Wenn permanent drei der Punkte nicht besprochen werden können, weil die Zeit fehlt, demotiviert das extrem. Daher gelte es, die Agenda so kurz wie möglich zu halten, sagt Robert Pozen, Autor des Buches "Extreme Produktivität".
Dauern solle ein Meeting idealerweise nicht länger als 90 Minuten, am besten um die 60, rät Pozen. Was ein Team nicht in dieser Zeit besprechen könne, gehöre nicht auf die Tagesordnung.
Mangelnde Vorbereitung
Bei Meetings komme es auf die richtige Vorbereitung an, sagt Pozen. Der Leiter des Meetings habe dafür zu sorgen, "dass alle Teilnehmer rechtzeitig über den Termin informiert werden und alle Unterlagen erhalten".
Erscheinen die Teilnehmer trotzdem unvorbereitet, rät Berater Mai zu einem radikalen Schritt: Die Konferenz sofort abbrechen. Alternativ können Konferenzleiter auch zu einer "study hall" einladen: Dabei lesen alle eine halbe Stunde vorher gemeinsam die Memos.
Fade Power-Point-Präsentationen
Für jene, die beim Meeting präsentieren sollen, gilt: Die Präsentation nicht zu umfangreich zu gestalten, sagt Gerharz. Das bedeute, "Zum Punkt kommen" und weg von öden Power-Point-Präsentationen, zitiert ihn die Zeit Online. Denn die Zuhörer und Zuhörerinnen könnten Infos sowieso nur in kleineren Rationen aufnehmen.
Mai rät überhaupt, Power-Point ganz zu vermeiden: "Die meisten Konferenzen sind zum Meinungsaustausch oder Brainstorming da."
Nur der Chef spricht
Gerade bei größeren Konferenzen besteht die Gefahr, dass immer der Chef spricht – und alle anderen sich nicht trauen, das Wort zu ergreifen. Um das zu vermeiden, brauche es eine positive Gesprächsatmosphäre, sagt Mai. "Nur wenn Ihre Mitarbeiter nicht befürchten müssen, dass Ihnen durch Ihre Meinung Nachteile entstehen, werden sie sich auch offen äußern."
Der Moderator müsse direkt, einfach und offen nachfragen, Neulinge ermutigen, sich zu beteiligen ("Herr Müller, wie ist Ihre Meinung dazu?"), unterschiedliche Meinungen zulassen.
Beschlossenes wird nicht umgesetzt
Um zu garantieren, dass die im Meeting beschlossenen Punkte auch tatsächlich umgesetzt werden, gelte es schließlich, klare To-do-Vorgaben zu formulieren, sagt Buchautor Prozen: "Was ist der nächste Schritt? Der Zeitrahmen? Und wer sorgt dafür, dass die Punkte auch umgesetzt werden?"
Am besten diese auch protokollieren und an alle, die teilgenommen haben, ausschicken. Ein Programm, das das recht unkompliziert möglich macht ist Minutes. (lib)