Die Zeitfresser im Büro – und wie man sie vermeidet

22. Jänner 2016, 07:00
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Fallen sind E-Mails, Meetings und durchstrukturierte Tagesabläufe, sagt Robert Pozen, Autor des Buches "Extreme Produktivität"

Die größten Produktivitätsfallen, vor allem für Führungskräfte, sind E-Mails und Meetings, meint Robert C. Pozen. "Sie nehmen unfassbar viel Zeit in Anspruch, und diese Zeit ist meistens nicht sonderlich gut investiert", sagt Pozen, hat aber auch eine Nachricht: "Das Problem ist lösbar." Wie, erklärt er im "Harvard Business Manager".

E-Mails managen

Damit das Lesen und Beantworten von E-Mails nicht zu viel Zeit in Anspruch nimmt, rät Pozen: "Öffnen Sie nicht alle zwei Minuten ihren Posteingang. Es reicht, wenn Sie das alle paar Stunden tun." Zweitens sollte man nicht alle E-Mails gleich beantworten, sondern nur 50 bis 80 Prozent – die anderen später.

Drittens empfiehlt Pozen das Prinzip "Ohio", Only handle it once: "Beschäftigen Sie sich nur einmal damit, und entscheiden Sie dann unmittelbar, was Sie mit den E-Mails tun möchten. Die wichtigen beantworten Sie am besten sofort und verschieben sie ja nicht in einen Speicherordner, denn dann wird noch mehr Zeit draufgehen, um sie wiederzufinden."

foto: istock

Das gilt fürs Meeting

Bei Meetings komme es, damit sie nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen, auf die richtige Vorbereitung an. "Sie sollten dafür sorgen, dass alle Teilnehmer rechtzeitig über den Termin informiert werden und alle Unterlagen erhalten"..

Beim Meeting selbst solle dann die Person, die für die Organisation zuständig war und das Thema präsentiert, nur zehn bis 15 Minuten sprechen. "Länger nicht." Um zu garantieren, dass die im Meeting beschlossenen Punkte auch tatsächlich ungesetzt werden, gelte es schließlich, klare To-do-Vorgaben zu formulieren: "Was ist der nächste Schritt? Der Zeitrahmen? Und wer sorgt dafür, dass die Punkte auch umgesetzt werden?"

Dauern solle ein Meeting idealerweise nicht länger als 90 Minuten, am besten um die 60, rät Pozen. Was ein Team nicht in dieser Zeit besprechen könne, gehöre nicht auf die Tagesordnung.

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Öfter delegieren

Ein weiterer Fehler, den Führungskräfte oft begehen würden, sei, ihren gesamten Tag durchzuplanen. "Besser ist es, sich in der Früh und abends zumindest eine Stunde Spielraum zu lassen", sagt Pozen. "Zum Nachdenken und falls Notfälle eintreten."

Ebenso, und das sei noch weit schlimmer, würden viele dazu neigen, sich permanent noch mehr Arbeit aufzuhalsen. "Nämlich indem sie glauben, dass sie die Arbeit am besten erledigen können. Am Ende werden sie es dann auch selbst erledigen." Besser sei, sich zu fragen, ob man sie wirklich nur selbst erledigen oder nicht auch delegieren könne, sagt Pozen. Denn: "Es ist eine absolute Notwendigkeit, dass CEOs keine Zeit auf Dinge verschwenden, die eigentlich delegierbar wären." (lib, 22.1.2016)

Robert C. Pozen ist Senior Lecturer an der Harvard Business School und Autor des Buches "Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours".

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