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Abschied von Papier und Ordnerarchivierung

19. Oktober 2015, 10:57

Dokumenten- und Informationsmanagement

Ein wichtiger weil oftmals überaus aufwändiger Bereich für die sinnvolle Vernetzung verschiedener Abläufe ist das Dokumenten- und Informationsmanagement in Unternehmen. Die Verwaltung über alle Abteilungen erfordert einen einheitlichen Organisations- und Archivierungsprozess. Dabei muss auch die steigende Nutzung mobiler Endgeräte von Mitarbeitern inkludiert sein, ebenso wie Sicherheitsanforderungen und gesetzliche Vorgaben.

Bei Konica Minolta etwa wurden in einem ersten Schritt eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung umgesetzt, welche die bis dato 4.500 manuell bearbeiteten Eingangsbelege in einen automatisierten Workflow-Prozess umwandelte, die digitale und jederzeit einsehbare Archivierung mit eingeschlossen.

Nach neun Monaten im Echtbetrieb zeigen sich deutliche Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen. "Wir brauchen etwa für den gesamten Prüf- und Genehmigungslauf kein Papier mehr und haben einen lückenlosen Prozess an revisionssicheren und aussagekräftigen Dokumenten", erläutert Robert Kaltenberger-Löffler, Prokurist des international tätigen Konzerns.

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    foto: economy
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