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Microsoft SharePoint Mythen

25. September 2015, 13:19

Wahr oder Einhorn? Ein Check von Annahmen rund um Microsoft SharePoint, mit denen wir immer wieder zu tun haben.

Als Software-Entwickler treffen wir öfters auf Kunden mit vorgefassten Meinungen zu Microsoft SharePoint. Manche sind richtig – viele haben aber auch so viel Wahrheitsgehalt wie Geschichten über Einhörner.

Mythos Nr. 1: Microsoft SharePoint ist wie alle anderen CMS

Falsch! Für viele BenutzerInnen sieht SharePoint im ersten Moment wie ein Content-Management-System aus. Und es bietet auch viele solcher Funktionen. Aber Microsoft SharePoint ist weit komplexer, als Systeme, die nur für die Erstellung, Bearbeitung und Organisation von Inhalten (meist auf Webseiten) angeboten werden. Es ist zusätzlich eine Kollaborationsplattform und ein Dokumentenmanagement-System.

Ein paar Worte zu den Content-Management-Funktionen: Es gibt in Microsoft SharePoint viele unterschiedliche Bereiche. Um die Content-Management-Funktionen in einem Bereich nützen zu können, müssen diese dort speziell aktiviert werden. Diese sogenannten "Publishing Sites" unterscheiden sich dann in diesen Funktionen von den restlichen Bereichen. Und genau das kann für die BenutzerInnen verwirrend werden. Sie bewegen sich in Bereichen, die zwar die gleiche Oberfläche haben, aber unterschiedliche Möglichkeiten bieten. Man muss sich immer vor Augen halten, wo man gerade arbeitet.

Da es unsere Kunden schon öfters überrascht hat, hier noch ein weiterer Hinweis: Die Umsetzung von speziellen Designwünschen braucht in SharePoint mehr Zeit als in regulären Content Management Systemen. Wie gesagt, ist Microsoft SharePoint ein umfangreiches System. Daher müssen individuelle Anpassungen mit Bedacht gemacht werden.

Mythos Nr. 2: Mit Microsoft SharePoint arbeiten alle viel besser zusammen

Jein! Es stimmt, dass Microsoft SharePoint eine Vielzahl von Kollaborationsmöglichkeiten bietet. Dazu gehören Kalender, Workflows zur Dokumentenlenkung, gemeinsame Listen und vieles mehr. Die Aufzählung könnte seitenweise fortgeführt werden.

Aber weil es viele Möglichkeiten gibt, reicht es nicht aus, das Tool einfach im Unternehmen bereitzustellen. Die MitarbeiterInnen werden nicht von alleine plötzlich besser zusammenarbeiten. Es braucht unbedingt eine unternehmensweite Strategie. Diese legt fest, an welcher Stelle welche Art der Zusammenarbeit mit welchen Benutzergruppen stattfinden soll.

Gibt es diese nicht, können zwei Dinge passieren: Entweder kämpft man gegen einen wildwuchernden Dschungel oder man steht in einer Wüste. Im ersten Fall bilden sich unabhängige Inseln von Benutzergruppen ohne eine Chance, dass unternehmensweite Zusammenarbeit entstehen kann. Im zweiten nehmen die BenutzerInnen das System einfach nicht an, weil sie nicht verstehen, was sie damit tun können.

Das waren natürlich noch nicht alle Mythen – 6 weitere finden Sie auf der Website des CSS-Teams!

  • Artikelbild
    foto: pixabay (jes872148)
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