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Dashboards!

25. September 2015, 13:17

Was sind denn Dashboards? Ein paar Fragen und Antworten zum Thema Dashboards in Microsoft SharePoint.

Dashboard? Ist das nicht das, was ich vorne im Auto habe?

Stimmt! Und auch wenn wir hier von Dashboards in Microsoft SharePoint reden – sie erfüllen die gleiche Aufgabe. Dashboards bieten einen klaren Überblick über ausgewählte Daten.

Aha, und wozu braucht man die?

Sie machen die Arbeit einfacher. Stellen Sie sich vor, Sie hätten bei Ihrem Auto kein Dashboard und der Benzinstand würde neben dem Tankdeckel oder der Luftdruck über jedem Reifen angezeigt. Sie würden viel unnütze Zeit damit verbringen, rund ums Auto zu laufen.

Dasselbe gilt für Projekte bzw. Unternehmen. Dashboards bieten eine Übersicht über wichtige Daten, wie zum Beispiel KPIs, die man für Entscheidungen oder generell seine Arbeit braucht.

KP…was?

KPIs ist die Abkürzung für Key Performance Indicators. Das sind Kennzahlen, die in Bezug auf die Zielsetzung bzw. den Erfolg wichtig sind. Das wäre zum Beispiel der Auslastungsgrad einer Maschine in der Produktion. Oder die Anzahl der Zugriffe auf bestimmte Seiten im Intranet der Firma.

Verstehe. Woher kommen solche Daten?

Aus verschiedenen Quellen. In vielen Fällen werden die Daten schon direkt in Microsoft SharePoint gepflegt. So tragen zum Beispiel Projektmanager die Zahlen zu ihrem Projekt auf der Projektmanagement-Site ein. Die wichtigsten dieser Zahlen werden dann gemeinsam mit Daten aus anderen Projekten im Dashboard des Abteilungsleiters angezeigt.

Sehr oft müssen Kennzahlen aber auch aus anderen Systemen wie SAP gezogen werden, um eine Übersicht zu ermöglichen. Die Anbindung ist nicht schwierig. Die Zahlen werden dann gemeinsam mit den Daten aus Microsoft SharePoint im Dashboard dargestellt.

Selten kommt es auch vor, dass SharePoint Dashboards ihre Inhalte nur aus anderen Systemen beziehen, die selbst keine Dashboard-Funktionen bieten.

Kann ich mein eigenes personalisiertes Dashboard haben?

Generell ja. Aber es wäre wohl ein unverhältnismäßig großer Aufwand für jeden im Unternehmen ein eigenes Dashboard zu erstellen. Vor der Erstellung von Dashboards sollte man sich folgendes überlegen:

Auf welcher Detailebene brauche ich Dashboards? Für einzelne Projekte, eine Übersicht über alle Projekte und/oder über das Unternehmen? Für welche Rollen brauche ich Dashboards? Projektleiter? Abteilungsleiter? CEOs? Welche Art der Darstellung ist für welche Daten ideal? Liste, Ampel, Chart?

Wichtig ist natürlich auch die Qualität der eingegebenen Daten. Aber unsere Erfahrung hat gezeigt, dass Dashboards bei der Verbesserung der Qualität sogar helfen können.

Wieso?

Weil Fehler in der Dateneingabe schneller sichtbar werden. Ein Beispiel: Bei einem unserer Kunden wurden die Ausgaben teilweise falsch eingegeben. Millionen wurden nicht mit allen Zahlenstellen ausgeschrieben, sprich: Statt 1.200.000 stand 1,2 im System. Beim Blick auf das neue Dashboard hat man sich dann gefragt, warum das Projekt so ungewöhnlich günstig ist.

Hört sich alles gut an. Wie komme ich nun zu Dashboards?

Ganz einfach: Am besten die SharePoint-Experten des CSS-Teams kontaktieren!

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