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Deutliche Vorgaben

27. März 2015, 12:14

Enterprise Content Management für Mittelstand

Beim Verwalten der Ablage muss man heute mehr Obacht denn je walten lassen. Erfreulicherweise ist Enterprise Content Management heute schon für den Mittelstand erschwinglich.

Wachsende Dokumentenflut

Die stetig anwachsende Dokumentenflut wirft in den Unternehmen Fragen der Rechts- und Revisionssicherheit auf. "Zu einem Kunden, zu einer Produktentwicklung, zu einem Projekt entstehen über das ganze Unternehmen verteilt unzählige Dokumente", sagt Johannes Bischof, Geschäftsführer Konica Minolta Business Solutions Austria, "die müssen etwa im Falle eines Rechtsstreits oder eines steuerrechtlichen Verfahrens wieder auffindbar sein. Die gesetzlichen Vorgaben werden hier immer deutlicher."

Automatisierung der Workflows

Das und die Automatisierung der Workflows leistet das Enterprise Content Management (ECM). "Unser System hat den Vorteil, dass es auf Sharepoint aufsetzt, dass also in vielen Fällen bereits vorhandene IT-Infrastruktur genutzt werden kann", so Bischof weiter. Konica Minolta wendet sich damit besonders an kleinere und mittelständische Unternehmen, die Großen haben schon vor Jahren in ECM investiert.

Innovation durch Digitalisierung

Das Wesen des ECM hat sich indes geändert. Galt es früher in Papierform vorliegende Dokumente zu digitalisieren, so wird heute vieles, das aufbewahrt werden muss, erst gar nicht mehr ausgedruckt. Ein besonders heikler Fall sind die vielen E-Mails, die sich zu einem Geschäftsfall ansammeln.

Ganzheitliche Prozessgestaltung

Die verteilen sich über diverse Abteilungen im Unternehmen, angefangen beim Vertrieb, über die Geschäftsleitung, hin zur Service- oder Rechtsabteilung. In den meisten Fällen kann die ECM-Software die Dokumente den entsprechenden Geschäftsfällen automatisch zuordnen. Menschliche Hilfe wird nur mehr herangezogen, wenn eine zweifelsfreie Zuordnung nicht möglich ist. (ecaustria)

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    business economy
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