Die neue Bürowelt bei Kapsch
Mobiler Zugriff auf Unternehmensanwendungen
"Eyjafjallajökull" gehört wohl kaum zum aktiven Wortschatz durchschnittlicher Mitteleuropäer. Der Name des isländischen Vulkans ist auch nicht so wichtig wie die Erkenntnis, die seinen Ausbruch im Jahr 2010 begleitet hat: Damals galt wegen der Vulkanasche für mehrere Tage ein Flugverbot im europäischen Luftraum, und zahlreiche Geschäftsreisende stellten fest, dass Videokonferenzen ein günstiger Ersatz für Geschäftsreisen sind. Ein Vulkanausbruch hat ein Thema befeuert, das von Technologieunternehmen schon lange propagiert wurde, sich aber nur langsam in Richtung Massenmarkt bewegte. Videoconferencing ist allerdings nur ein Aspekt einer vielschichtigen Entwicklung, die unter Begriffen wie "New World of Work" oder "Neue Arbeitswelten" zusammengefasst wird.
Dezentral und kollaborativ
Im Kern geht es dabei um zwei Dinge: Erstens kann Arbeit mit Unterstützung technischer Hilfsmittel dezentral organisiert werden. Während das Bild der Arbeit bis vor Kurzem noch geprägt war von Menschen an fixen PC-Arbeitsplätzen, bei denen der Standrechner im Büro an Kabeln hing, ist das Büro heute überall dort, wo zumindest ein Gerät eine Internetverbindung hat. Gearbeitet wird nicht mehr ausschließlich im Büro, sondern überall; mit Notebook, Smartphone oder Tablet. So können auch Experten hinzugezogen werden, die auf anderen Kontinenten leben. Das führt zum zweiten Merkmal des neuen Arbeitens: Es ist kollaborativ. Arbeit findet zunehmend in Teams statt, die sich für bestimmte Aufgaben oder Projekte zusammenfinden; der Aufenthaltsort der Teammitglieder spielt dabei eine untergeordnete Rolle.
Technologie ist nicht alles
Grundlage für all das sind Tools, die den mobilen Zugriff auf Unternehmensdaten ermöglichen. Durch die Digitalisierung von Prozessen und Abläufen in Unternehmen können sowohl Lieferanten und Kunden als auch die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besser in diese eingebunden werden. Die Bandbreite reicht von mobilem Zugriff auf E-Mails und Videoconferencing über sicheren Datenaustausch, etwa über das DataDepot as a Service von Kapsch, bis hin zu speziellen Services für Zusammenarbeit und die Mobilisierung unternehmensspezifischer Prozesse. Technologie kann aber nur die Hard Facts für die Geschichte des neuen Arbeitens liefern. Die Soft Facts – also die Art, wie die Technologie im Unternehmen eingesetzt wird – haben mindestens ebenso große Bedeutung. Das neue Arbeiten zeigt sich nicht nur in den mobilen Geräten, mit denen die Menschen ihre Arbeit erledigen, sondern auch in der Unternehmenskultur und in der Gestaltung der Arbeitsplätze. Die Möglichkeit, immer und von jedem Ort der Welt aus mitten im Unternehmensgeschehen sein zu können, muss als Chance für mehr individuelle Freiräume verstanden werden und soll nicht in größere Abhängigkeiten führen. Die Büros der Zukunft sind Räume, in denen Zusammenarbeit und kreativer Austausch gefördert werden.
Open Spaces
Bei der Neugestaltung einiger Büros in der Wiener Unternehmenszentrale von Kapsch wurde dieser Gedanke konsequent verfolgt. Die komplett kabellosen Arbeitsräume sind nicht mehr in kleine, voneinander abgetrennte Arbeitsbereiche gegliedert, sondern fördern die Teamarbeit. Glaskuben mit Namen wie "Hedy Lamarr" oder "Isaac Newton" sind für kleinere Besprechungen und Teamarbeiten gedacht. In diesen Think-Tanks gibt es auch so genannte Lümmelboards, die förmlich dazu einladen, die Gedanken schweifen zu lassen und kreativ zu werden. Die persönlichen Unterlagen verstauen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Fächern eines Kastens, der sich mit Keycards öffnen lässt und aufgrund seiner Höhe von 120 cm als Besprechungspult geeignet ist.
Prozessumstellung
In den neuen Arbeitswelten sind Büros nach wie vor wichtige Orte für die Face-to-Face-Kommunikation. Gleichzeitig bieten sie aber die technischen Möglichkeiten, intensiv mit weiteren Kollegen oder Lieferanten zusammenzuarbeiten, die nicht vor Ort sind. Um das umzusetzen, müssen Fragen der IT-Sicherheit bedacht werden. Es braucht aber auch neue Arbeitszeitmodelle, eine neue Unternehmenskultur, die Teamarbeit bewusst fördert, und vor allem auch größeres Vertrauen in die Selbstständigkeit der einzelnen Teammitglieder.
Anfang der Entwicklung
Österreich steht noch relativ am Anfang der Entwicklung. Lange Zeit war das Land ein Vorreiter bei der Einführung neuer Mobilfunktechnologien. Deren Verfügbarkeit hat allerdings nur in geringem Maße zu dem Kulturwandel geführt, der ihren Einsatz so wertvoll macht. Die Umfrage "ICT-Business-Trends & Challenges", die Kapsch Ende vergangenen Jahres unter 900 IT-Managern in Österreich und sechs weiteren Ländern durchführen ließ, zeigt etwa, dass Videoconferencing in Österreich von etwa 46 Prozent der Unternehmen eingesetzt wird. Das ist der beste Wert aller untersuchten Länder. Möglicherweise hat "Eyjafjallajökull" einiges dazu beigetragen. Bei Collaboration-Tools und Unified Communications sind die Werte viel niedriger. Nur 26 Prozent der Befragten geben an, dass sie derartige Services in ihren Unternehmen verwenden, 22 Prozent planen deren Einführung in naher Zukunft. Mit diesen Werten liegt Österreich im Mittelfeld der Befragten. Niemand wünscht sich, dass Bárðarbunga, der derzeit in Island aktiv ist, so starke Aktivitäten zeigt, wie Eyjafjallajökull im Jahr 2010. Österreichische Unternehmen können sich auch so in Richtung neue Arbeitswelten bewegen. Unternehmen wie Kapsch implementieren nicht nur die technischen Lösungen, sondern beraten auch, wie Prozesse entsprechend angepasst werden können.