Schlechtes Zeitmanagement kostet Millionen

13. August 2014, 10:54
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Das Beratungshaus Bain & Company untersuchte das Zeitmanagement in 17 Konzernen und rechnete vergeudete Zeit in Geld auf. Acht "Todsünden" im Zeitmanagement sollten dringend vermieden werden

Zeit wird in Unternehmen wie keine andere Ressource verschwendet, heißt es in der aktuellen Untersuchung des Beraters Bain & Company "Managing Your Scarcest Resource". Führungskräfte, so ergab die Untersuchung des Zeitmanagements in 17 Konzernen, erhalten heute pro Jahr rund 30.000 E-Mails. In den 1970er Jahren waren es noch 1000 Anfragen und Mitteilungen. Setzt sich diese Entwicklung fort, so die Studienautoren, werden Topmanager bald mehr als einen ganzen Arbeitstag in der Woche nur für elektronische Kommunikation aufwenden.

Gäbe es in den Unternehmungen häufiger Strukturen, mit denen sich quantifizieren ließe, womit das Topmanagement und die Mitarbeiter ihre Zeit verbringen, würde weniger "großzügig" mit der Ressource Zeit umgegangen werden.

Neben der elektronischen Kommunikation ist "das Meeting" ein enormer Zeitfresser: Die gesamte Belegschaft der untersuchten Firmen verbringe jährlich rund 15 Prozent ihrer Arbeitszeit nur damit, heißt es. Die Sitzungen des Topmanagements summieren sich zum Teil auf 7000 Stunden im Jahr. Werden die vorbereitenden Besprechungen mit den Teams und auch die Folgemeetings dazu gezählt, fallen laut Studie 300.000 Stunden an. Dabei fänden viele Meetings nur aus reiner Gewohnheit statt.

Diese zum Teil vergeudete Zeit bringe enorme Kosten mit sich. Jedes Jahr gehen Unternehmen dadurch Millionen verloren, heißt es. Und das nur, weil die Arbeitszeit vom Topmanagement nicht so effizient gemanagt werde wie Kapital oder andere knappe Ressourcen.

Die Studienautoren identifizierten acht "Todsünden" im Zeitmanagement und wie sie vermieden werden können:

1. Unklare Terminplanung: Eindeutig festlegen, wen welche Themen betreffen und für wen welche Aufgaben Priorität haben.
2. Zeit kostet nichts: Für jedes Projekt Zeitbudgets schaffen, die es so konsequent zu managen gilt wie Finanzetats.
3. Aus jeder Idee ein Projekt machen: Jedem neuen Projekt einen Businessplan zugrunde legen.
4. Komplexe Organisation: Strukturen vereinfachen. Zu viele Führungskräfte und -ebenen kosten Zeit und schaffen Mehrarbeit für die gesamte Organisation.
5. Jeder kann ein Meeting einberufen: Klar bestimmen, wer befugt ist, Sitzungen anzusetzen.
6. Enscheidungen treffen oder verhindern: Standardisierte Prozesse zur Entscheidungsfindung im Unternehmen sind unverzichtbar.
7. Konferenzzeit ist Freizeit: Situzungsdisziplin mit klarer Tagesordnung, guter Vorbereitung und pünktlichem Beginn konsequent einfordern. Meetings wann immer möglich vorzeitig beenden.
8. Sinnlose Zeitinvestition: Die für Konferenzen aufgewendete Zeit festhalten, ebenso wie die Teilnehmer und das E-Mail-Volumen während der Sitzung. Nur so lässt sich Effektivität sicherstellen. Denn was nicht überwacht wird, kann auch nicht gemessen werden. (haa, derStandard.at, 13.08.2014)

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