Zeitmanagement – das programmierte Scheitern

17. Juli 2014, 12:12
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Die realen Einflüsse im Unternehmen werden oft völlig ausgeklammert. Wie erfolgreiches Zeitmanagement ausschauen könnte

Sehen wir uns die klassische Herangehensweise ans Zeitmanagement an, so wird es von den meisten Trainingsinstituten und Consultants als Teil des Selbstmanagements angeboten. Dies ist eine logische Vorgehensweise, da die Mitarbeiter und Manager am besten wissen, wie sie ihre Aufgaben am sinnvollsten organisieren können. Die drei Annahmen für diese Sichtweise sind, dass die Personen selbst für ihre Zeiteinteilung zuständig sind, dass die Umwelt diese Zeitmanagementaktivitäten zumindest akzeptiert und dass die Personen die Berechtigungen haben, Aktivitäten wie das Streichen von Aufgaben oder Abstellen von Zeitfressern selbständig durchzuführen.

Diese Annahmen sind falsch, da sie die realen Einflüsse im Unternehmen völlig ausklammern.

Wer bestimmt über meine Arbeitszeit?

Wie bereits William Oncken vor 40 Jahren in seinem klassischen Artikel "Managment Time" dargelegt hat, gibt es mindestens drei Gruppen, die über die Zeit der Beschäftigten bestimmen.

Chefbestimmte Zeit

  • Ihr Vorgesetzter bestimmt zu 100 Prozent Ihre Zeitverwendung. Aufgaben, die er Ihnen zuweist, werden Sie zeitnahe zu erledigen haben, da ansonsten Sanktionen drohen.

Systembestimmte Zeit

  • Wird aufgeteilt in Bürokratie und Kollegen.
  • Bürokratie umfasst alle Aufgaben, die für den Betrieb eines Unternehmens notwendig sind. Nichbeachtung dieser Aufgaben bewirken ebenfalls Sanktionen, die in verspäteter Bearbeitung Ihrer Anfragen, Mehraufwände bei einer wiederholten Formularbearbeitung usw. resultieren.
  • Kollegen, also Personen auf der gleichen Hierarchiestufe, erwarten von Ihnen Hilfestellungen bzw. Unterstützung ihrer Aufgaben (im klassischen Zeitmanagement gerne in die Rubrik "Nein-Sagen-Lernen" geschoben). Erfüllen Sie diese Erwartungen nicht, so wird Ihnen bestenfalls mangelnde Teamfähigkeit vorgeworfen werden, schlimmstenfalls werden Sie selbst keine Hilfestellung mehr erhalten.

Eigenbestimmte Zeit

  • Aufgeteilt auf Mitarbeiter-bestimmte und selbstbestimmte Zeit.
  • Ihre Mitarbeiter bestimmen dann über Ihre Zeit, wenn sie Ihnen Probleme übertragen, die sie selbst nicht lösen können.
  • Nur in der selbstbestimmten Zeit können Sie selbst über Ihre Zeiteinteilung verfügen. Hier gibt es keine Sanktionen durch andere, aber genau dieser Zeitanteil ist für Ihre eigentliche Arbeit im Unternehmen gedacht. Sie werden also nicht sanktioniert, weil Sie etwas nicht getan haben, sondern für mangelnde Erfolge bei Ihrer Tätigkeit.

Kundenbestimmte Zeit

  • Zusätzlich zu diesen drei Gruppen betrachte ich immer den Kunden. Der Kunde bestimmt Ihre Zeitverwendung durch Änderungswünsche, Besprechungseinladungen, Telefon und Emails. Dauerhafte Nichtbeachtung des Kunden führt direkt zu realen und zukünftigen Einkommensverlusten Ihres Unternehmens.

Der oder die Vorgesetzten, das System und der Kunde werden im klassischen Zeitmanagement nur als Randerscheinungen wahrgenommen. Daher werden alle Maßnahmen, die hier getroffen werden, auch nur kurzfristig wirksam sein.

Folgerungen

  • Randbedingung: in der Marktwirtschaft muss ein Unternehmen wachsen, um erfolgreich zu bleiben.
  • Zeitmanagement ist eine strategische Aufgabe im Unternehmen und muss in die operativen und taktischen Entscheidungen der Manager einfließen.
  • Abläufe müssen auf Effektivität untersucht werden. Der prognostizierte Fachkräftemangel zwingt Sie mit weniger oder der gleichen Anzahl von Beschäftigten mehr zu produzieren (Wachstumsforderung der Marktwirtschaft).
  • Eine Aufgabe Ihrer Beschäftigten auf allen Ebenen muss die Forderung sein, sinnvolle Abkürzungen bei ihren Tätigkeiten zu finden.
  • Ausschließliche Konzentration auf Effizienz ist kein Wettbewerbsvorteil mehr. Damit gewinnen Sie vielleicht externe Audits und Zertifizierungen, aber kaum zusätzliche Kundenaufträge.
  • Kundenaufträge gewinnen Sie durch promte Lieferung, verlässliche Qualität und partnerschaftlichen Service.
  • Die dafür benötigten Zeiträume gewinnen Sie, wenn Sie Zeitmanagement als ganzheitliche Aufgabe im Unternehmen durchführen. (Andreas Fröschl, derStandard.at, 17.7.2014)

Andreas Fröschl (48), seit zwölf Jahren als Projektmanager tätig, hat sich in den letzten Jahren intensiv mit den Problemen des Zeitmanagements auseinandergesetzt.

froeschlconsulting.at

  • Der oder die Vorgesetzten, das System und der Kunde werden im klassischen Zeitmanagement nur als Randerscheinungen wahrgenommen.
    foto: istock

    Der oder die Vorgesetzten, das System und der Kunde werden im klassischen Zeitmanagement nur als Randerscheinungen wahrgenommen.

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