Start-ups sagen der E-Mail den Kampf an

22. Juni 2014, 12:00
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Junge Unternehmen wollen E-Mails am Arbeitsplatz den Garaus machen – doch die Inbox gibt so schnell nicht auf

Seit Februar ist eine Software namens Slack auf dem Markt, mit der Angestellte Projekte und andere Themen über öffentliche Feeds verwalten können. Vor kurzem sammelte die Firma 42,75 Millionen Dollar Investitionskapital ein. Slack hat täglich 96.000 Nutzer, unter anderem bei Firmen wie Airbnb.

Eine Alternative bietet Asana, eine Firma, die von ehemaligen Facebook-Mitarbeitern geleitet wird. Ihre Software kam 2011 auf den Markt und verspricht Nutzern „Teamwork ohne E-Mails", indem sie hilft, Aufgaben zu erstellen, zu verteilen und zu kommentieren. Tech-Firmen wie Uber und Foursquare nutzen die Software bereits. Das Unternehmen sagt, dass es tausende zahlende Kunden habe, veröffentlicht jedoch keine genauen Nutzerzahlen.

Der Traum einer Welt ohne E-Mails

Am Anfang war die Begeisterung unter Managern und Tech-Experten groß. Doch jetzt sagen viele, dass eine Welt ohne E-Mails für einen Großteil der Angestellten und Firmen auf ewig ein Traum bleiben wird.

Tatsächlich würden immer mehr E-Mails verschickt, sagt Gloria Mark, Professorin an der University of California in Irvine, die erforscht, wie Arbeiter mit Technologie umgehen. Sie müssen sich nicht nur durch immer mehr verstopfte Mail-Postfächer graben, sie schauen auch immer öfter nach neuen Eingängen – durchschnittlich 74-mal am Tag, zeigen Marks Studien.

"Außer Kontrolle geraten"

Das Ergebnis ist, dass Angestellte immer stärker abgelenkt sind. Eine Studie, die Mark 2012 mit Kollegen durchführte, deutet darauf hin, dass sich Menschen länger konzentrieren konnten, wenn sie keinen Zugang zu ihrem Mail-Postfach hatten. Sie schalteten seltener zu anderen Bildschirmfenstern um und waren laut Herzfrequenzmonitoren weniger gestresst.

„Das ist wirklich außer Kontrolle geraten", sagt Mark über die E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz.

Chat und Feeds statt Mails

Einige kleine Firmen sagen, dass sie es geschafft haben, ohne E-Mails auszukommen. Treehouse Island, eine Programmierschule im US-Staat Oregon, sagt, dass die meisten Angestellten zwei bis drei E-Mails pro Tag erhalten. Vergangenes Jahr stellte das Unternehmen die Kommunikation auf drei verschiedene Programme um, darunter der Kurznachrichtendienst HipChat. Angestellte seien zufriedener und könnten mehr erledigen, sagt CEO Ryan Carson.

Andere Unternehmen sind bei solchen Experimenten weniger erfolgreich – entweder weil die Gewohnheiten der E-Mail-Nutzer zu stark verwurzelt sind oder weil die neuen Systeme so umständlich werden wie ihre Vorgänger.

Slack und Yammer

Myplanet Internet Solutions entwickelt Apps und Plattformen für den Online-Handel. Die Firma nutzt seit August Slack. Die Feeds, die bei Slack „Channels" genannt werden, vereinen Nachrichten, Dateien und Kommentare sowie Bilder und Videos. Nutzer können auch externe Informationsquellen wie Twitter-Feeds einbinden, Kollegen auf eine Neuigkeit im Channel aufmerksam machen und persönliche Nachrichten versenden.

Früher jonglierten die 83 Angestellten von Myplanet mit E-Mails, Skype und dem sozialen Netzwerk Yammer. Als Slack eingeführt wurde, machte nur etwa die Hälfte der Belegschaft davon Gebrauch. Viele klammerten sich an Skype, und die Anzahl der E-Mails blieb gleich, sagt Yashar Rassoulli, Technologiechef der Firma.

Die E-Mail-Alternative sorgt für Ablenkung

Eine Umfrage bei Myplanet zeigte, dass die Angestellten zwar das Gefühl hatten, besser über die Arbeit ihrer Kollegen informiert zu sein, dass sie sich jedoch auch von den vielen Themen abgelenkt fühlten.

Technologische Besonderheiten störten so manchen Angestellten von Myplanet. Manchmal verloren sie bei Slack eine Unterhaltung aus dem Auge, weil Feeds mit neuen Beiträgen nicht an den Anfang der Liste verschoben wurden, während neue E-Mails immer ganz oben im Postfach landen, sagt Rassoulli. Angestellte mit Sehschwierigkeiten merkten, dass Slack nicht mit den Programmen kompatibel war, die sie für die Computernutzung brauchten.

Im April schaffte das Unternehmen Slack wieder ab.

Gut für kleines Teams

Ein Sprecher von Slack sagt, dass das Programm verbessert worden sei, seit Myplanet es nicht mehr nutzt. Neue Nachrichten seien jetzt immer ganz oben in einem Feed zu finden. Irgendwann solle das Programm auch für sehbehinderte Nutzer optimiert werden.

Stewart Butterfield, Chef von Slack, leugnet die Grenzen des Programms nicht. Gerade bei großen Konzernen, wo riesige Mengen an Informationen verwaltet werden müssen, funktioniert Slack nicht immer. Am nützlichsten sei das Programm für Teams mit 50 bis 200 Menschen.

Schwierigkeiten bei großen Konzernen

„Wenn man versucht, all die Informationen an einem Ort zu vereinen, die für 10.000 Menschen relevant sind, steht man vor einem unlösbaren Problem", sagt er.

Einige große Konzerne sagen, dass sie ungern firmenweit alle E-Mail-Systeme abschaffen würden. Weder Slack noch Asana haben es bisher geschafft, einen ganzen Großkonzern aus der Liste der Fortune 500 zu konvertieren. Es sind vor allem kleine Teams bei großen Firmen, so wie Adobe Systems, die Slack nutzen, sagt Butterfield. Oft legten sich Teams die Software zu, ohne dazu die Erlaubnis von ganz oben einzuholen, sagt er. Adobe wollte sich dazu nicht äußern.

Sowohl Slack als auch Asana führen derzeit Funktionen ein, die eine Integration der Software bei großen Unternehmen erleichtern sollen. Doch es werde noch Jahre dauern, bis ein ganzes Fortune-500-Unternehmen Slack auf allen Ebenen einsetzen könnte, sagt Butterfield.

Parallelbetrieb

Der Haushaltsgerätehersteller Whirlpool stellt derzeit auf die Google-Software-Familie mit Google Chat und Drive um. Dadurch sollen die etwa 70.000 Angestellten sehen, dass E-Mails nicht die einzige Art sind zu kommunizieren, sagt Lynanne Kunkel, Vizevorsitzende für globale Talententwicklung beim Konzern. Doch Whirlpool verspreche deswegen nicht, E-Mails komplett abzuschaffen.

Angestellte, die häufig mit Personen außerhalb der Firma kommunizieren, werden es schwierig finden, E-Mails zu entsagen. Kunden wollen oft keine neuen Technologien und Programme einführen, und selbst wenn doch, wären Zugangsberechtigungen immer noch ein Problem.

"Menschen nutzen E-Mails, weil es keine bessere Methode gibt"

Slack arbeitet derzeit an eingeschränkten Nutzerkonten, mit denen Kunden oder Auftragnehmer bestimmte Dienste nutzen könnten, ohne dass sie Zugang zum gesamten System erhalten. Ted Schadler, Technologieanalyst bei Forrester Research, sagt, dass Angestellte so schnell nicht mit dem Ende der E-Mail rechnen sollten. „Menschen nutzen E-Mails, weil es keine bessere und verlässlichere Methode gibt, um Menschen auf dem ganzen Planeten zu erreichen. Keine andere Software kann das – keine." (Rachel Feintzeig, wsj.de/derStandard.at, 22.6.2014)

  • E-Mails lenken ab und sind ineffizient – doch oft fehlt es an einer tauglichen Alternative fürs Büro.
    foto: kevin steinhardt / cc by sa 2.0 flic.kr/p/4vubxd

    E-Mails lenken ab und sind ineffizient – doch oft fehlt es an einer tauglichen Alternative fürs Büro.

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