Warum es ohne Regeln nicht funktioniert

18. März 2014, 15:30
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Ohne Kalender wird die neue Arbeitswelt nicht funktionieren. Das Wichtigste: Jeder muss ihn auch nutzen

Die neue Welt des Arbeitens funktioniert nicht wie ein Elektroschalter. Einschalten, und sie ist da, gibt es nicht. Organisationen müssen stattdessen schrittweise darauf vorbereitet werden. Das zeigt die Praxis der vergangenen Jahre. Denn die New World of Work ist virtueller und schwerer greifbar. Deshalb ist es erfolgskritisch, alle Mitarbeiter abzuholen und ihnen Sicherheit zu bieten in den scheinbar uferlosen neuen Arbeitswelten.

Ein Vorbereitungsbaustein von zentraler Wichtigkeit ist die Definition sogenannter Rules of Engagement. Dies sind Spielregeln, die die Grundsätze der Kommunikation und Zusammenarbeit regeln, wenn zunehmend mehr auf Distanz gearbeitet wird. In den alten Arbeitswelten wurde "auf Sicht" gearbeitet: Die Mitarbeiter sind überwiegend im Büro präsent; es ist einfach, jemanden anzusprechen und sich abzustimmen. Es erfordert fast keine zusätzliche Mühe und Überlegung. In den neuen Arbeitswelten funktioniert Abstimmung, Austausch und Kommunikation dann nicht mehr so selbstverständlich. Es sei denn, es sind Spielregeln vereinbart. Der CEO von Microsoft Österreich Georg Obermeier dazu: "Ablauforganisatorische Vereinbarungen sind erfolgskritisch in den neuen Arbeitswelten. Mit den richtigen Spielregeln führen neue Arbeitsweisen und Tools zu Steigerung der Produktivität im Betrieb."

Elektonischer Kalender

Ein zentrales Thema für Spielregeln ist die "Verfügbarkeit". Wie kann ich in verteilten Arbeitssituationen eigentlich feststellen, ob ein Mitarbeiter gerade im Dienst und auch verfügbar ist? Das lässt sich über mehrere Hebel einfach lösen. Von hoher Wichtigkeit ist die Frage, wie sollen alle in der Firma mit dem elektronischen Kalender umgehen. Weiter ignorieren? Sicher nicht. Denn gerade in den neuen Arbeitswelten ist der elektronische Kalender ein extrem hilfreiches Werkzeug, das sogar in den meisten Unternehmen bereits verfügbar ist - also keine zusätzlichen IT-Investitionen erfordert.

Hier gilt es dann zu regeln, wer darf zukünftig was in den elektronischen Kalendern sehen. Oder dürfen alle vielleicht alles sehen? Weiters ist zu definieren, was wann einzutragen ist in den Kalender. Sollen z. B. Home-Office-Zeiten vermerkt werden, und wenn ja, soll das vielleicht eine Woche oder zwei Wochen im Voraus eingetragen sein, damit Kollegen gemeinsame Meetings planen können?

Ohne Kalender keine neue Arbeitswelt

Außerdem kann es wichtig sein, Auszeiten in den Kalendern kenntlich zu machen. Wenn am Nachmittag zwei Stunden für Sport oder Shopping genutzt und am Abend weitergearbeitet wird, dann kann es sinnvoll sein, diese auch im Kalender deutlich kundzutun. Einfach das Signal setzen: Stört mich nicht, und ich bin ab dieser Uhrzeit wieder verfügbar. Ein Set von rund zehn Grundsatzregeln hilft dabei, das Werkzeug "Elektronischer Kalender" im Unternehmen optimal zu nutzen. Die wichtigste Regel dabei: "Alle nutzen den Kalender und tragen ein." Das ist der Deal. Ohne Kalender keine neue Arbeitswelt. Die Einführung neuer Arbeitsweisen erfordert ein Geben und Nehmen.

Nicht ganz so einfach sind dann Normen für den Umgang mit dem sogenannten Präsenzstatus, den Softwaretools für Onlinekommunikation heute bieten. Sei es Skype, Facetime, Microsoft Lync oder IBM SameTime. Mithilfe eines Ampelsystems wird angezeigt, ob eine Person verfügbar (grün), beschäftigt (rot) oder offline ist. Diese Funktion gibt Anstoß für viel Diskussion in Betrieben. Und das ist wichtig. Der Umgang mit ihr muss mit Fingerspitzengefühl ausgelotet werden, und die betreffenden Rules of Engagement sollten sich nahtlos in die Unternehmenskultur einfügen. Denn hier geht es um Fragen von Vertrauen und Kontrolle, die sich unmittelbar auf Mitarbeiterzufriedenheit, Engagement und Identifikation mit der Firma auswirken.

Rules of Engagement

Diese Beispiele zeigen die Grasnarbenebene der Rules of Engagement für die neue Arbeitswelten. Es ist aber entscheidend, hier zu beginnen. Darüber hinaus gilt es, weitere große Themen für die Spielregeln zu klären. Hauptthema ist insbesondere die Frage, wie der Betrieb grundsätzlich geführt werden soll, wenn alle Mitarbeiter mehr und mehr in der Distanz arbeiten. Auch dies braucht Rules of Engagement, die allerdings in den meisten Unternehmen zu substanziellen Änderungen in der Führungsetage und bei den Mitarbeitern führen. (Michael Bartz, Thomas Schmutzer, DER STANDARD, 15.3./16.3.2014)

Michael Bartz, Thomas Schmutzer
New World of Work
Warum kein Stein auf dem anderen bleibt
Linde-Verlag, Verlag Handelsblatt/Wirtschaftswoche

Linde Verlag

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