Promotion - entgeltliche Einschaltung

Digitale Freigabeprozesse

10. März 2014, 00:00

Kommentar von Johannes Bischof, Geschäftsführer Österreich Konica Minolta Business Solutions und Managing Director Cluster West (A,B,D,NL).

Fragt man Unternehmen, ob sie ein elektronisches Datenmanagement-System benutzen, antworten die meisten mit ja. Beleuchtet man die internen Prozesse jedoch genauer, ist die Digitalisierung noch nicht vollständig umgesetzt und entscheidende Bausteine fehlen. So werden in vielen Betrieben Rechnungen und Bestätigungen noch immer manuell abgezeichnet und anschließend eingescannt.

Arbeitsschritte und Fehlerquellen

Nicht nur, dass hier zusätzliche Arbeitsschritte anfallen, auch die Fehlerquellen häufen sich. Dokumenten können verloren gehen oder bei Abwesenheiten liegen bleiben und somit Prozesse verzögern. Daher bietet es sich an, die gesamten Freigabewege in das bestehende ERP-System zu implementieren. Das spart für alle Beteiligten Zeit und Papier. Auch die Ausrede „Habe ich nicht bekommen" ist somit passé. Durch Vertretungsregeln können zeitliche Verzögerungen umgangen werden, die Auswirkungen auf Geschäftsabläufe haben.

Stiefkind Scan

Scans werden in Dokumentenmanagement-Systemen oft noch stiefmütterlich behandelt. In jedem Unternehmen sind chaotische Ordner mit Scan-PDFs ohne Benennung wohl bekannt. Um effektiv und effizient zu arbeiten ist eine Struktur, die rasches Wiederfinden ermöglicht, jedoch unumgänglich.

Elektronische Archivierung

Eine elektronische Archivierung, die Scans automatisch benennt und in die jeweiligen Ordner verschiebt, beseitigt das Dokumenten-Chaos auf vielen Festplatten und Servern. Software-Programme, die Text automatisch erkennen und eine Volltextsuche in Scans ermöglichen, sind hier eine weitere Unterstützung, um Ordnung in die Unordnung zu bringen.

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    foto: ecaustria
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