Ein Intranet, das "schmeckt", gibt es nur mit der passenden Mischung.
Ein Intranet kann unterschiedliche Ziele erfüllen. Anhand dieser kann man sie grob in drei Hauptkategorien unterteilen. Vorneweg: Natürlich wird man in den wenigsten Unternehmen diese Ausprägungen in Reinform finden. Die meisten Firmen werden je nach Bedürfnissen und Unternehmenskultur ihren eigenen passenden Mix an Funktionen zusammenstellen.
1. Das Dokumentenmanagement-System
Ein Dokumentenmanagement-System ist das Ende der Formulare, die kilometerweit durch Firmenflure getragen werden. In einem solchem System werden Dokumente in elektronischer Form verwaltet. Sie können durch Bearbeitungs- und Freigabe-Prozesse gesendet und ihr Status jederzeit eingesehen werden. Auch überquellende Ordner sind somit Geschichte: Die Dokumente werden einfach in einem elektronischen Archiv abgelegt und können leicht und schnell wiedergefunden werden. Generell ist die Suchfunktion ein großes Plus dieser Systeme: Dokumente bzw. Inhalte können dadurch einfach mithilfe von Schlagwörtern gefunden werden. Das Ziel bei der Einführung eines solchen Systems ist die Optimierung von Geschäftsprozessen und die Minimierung des Arbeitsaufwandes. Anstatt ein Dokument von A nach B zu tragen oder zur E-Mail-Flut beizutragen, läuft alles über ein übersichtliches System. Auch die Mehrfachhaltung von Dokumenten an verschiedenen (realen und virtuellen) Orten wird damit verhindert.
2. Die Plattform für interne Kommunikation
"Ich weiß gar nicht, was die da oben machen.", ist eine oft gehörte Klage in Unternehmen. Die Verbesserung der internen Kommunikation ist vor allem für große Firmen ein wichtiges Ziel. Dabei geht es um zwei Dinge: Zum einen sollen sich die MitarbeiterInnen informiert und damit als Teil des Unternehmens fühlen, denn sie tragen (im Idealfall) ein positives Bild des Unternehmens nach außen. Zum anderen sollen die MitarbeiterInnen für ihre Arbeit Zugriff zu wichtigen Informationen haben, um die richtigen Entscheidungen treffen zu können. Viele Firmen bauen daher ihr Intranet zu einem Leitmedium der internen Kommunikation aus. Es stellt Informationen über das Unternehmen gesammelt und strukturiert bereit und informiert die MitarbeiterInnen über Strategien und wichtige Neuigkeiten. Meistens handelt es sich dabei um eine Top-Down-Kommunikation, d.h. dass das Management die MitarbeiterInnen informiert. Eine große Rolle spielt in solchen Systemen die PR-Abteilung eines Unternehmen, die diese Plattform zur Imagepflege innerhalb des Unternehmens nutzt.
3. Kollaborations-Plattform
Viele Dokumentenmanagement-Systeme haben sich im Laufe der Zeit zu Kollaborations-Plattformen entwickelt. Denn wenn ich schon gemeinsam Dokumente verwalten kann, warum nicht auch einen gemeinsamen Kalender für ein Projekt erstellen? Oder To-Do-Listen anlegen, die von allen Team-Mitgliedern abgehakt werden können? Eine Kollaborations-Plattform ist daher das ideale Intranet, wenn man die Zusammenarbeit von Teams, Abteilungen oder Projekt-Mitgliedern unterstützen möchte. Auf dieser Plattform gibt es spezielle "Räume", zu denen nur diejenigen Zugang haben, die an einem gemeinsamen Ziel arbeiten. Dadurch kann die Arbeit an einem Projekt oder in einem Bereich deutlich vereinfacht werden, vor allem wenn die Beteiligten an verschiedenen Orten sitzen.