Ein Fünftel wühlt sich im Schnitt eine Stunde pro Tag durch Büro-Mails

wenn doch viele Personen grundsätzlich die "Allen antworten" bzw. "Answer all"-Funktion nutzen...

Nach ein paar Wochen weiss ich genau, welche mails wichtig sind, die leg ich in Ordner ab, der Rest bleibt im Inbox, seh eh nur die neuesten. Keine Ahnung, was daran so kompliziert sein soll?

Beruflich akzeptiere ich einfach keine mails und verlange Eingaben ausschließlich in Papierform. Und schon langen nur mehr wirklich wichtige Nachrichten ein.

Ab einem gewissen Level geht das wirklich. Aber eben nur bei sehr gehobenen Positionen.. inklusive brauchbarer Assistenz.

Eingehende Emails werden eingschätzt:
- sofort löschen wenn uninteressant / unerfüllbar. aus den augen, aus dem sinn.
- sofort erledigen wenn es weniger als 1 minute dauert, und in den jeweiligen projekt-archiv-ordner sortiert. aus den augen.
- wenn nicht sofort erledigbar, dann farblich markieren, damit sie zwischen neu-eingängen auffallen.

Dadurch habe ich in der Inbox laufend nur relevante Nachrichten liegen (todos oder neues), und die erledigten sind vorsortiert im archiv (falls nachgeschaut werden muss).

Einmal eingespielt hält das ganze dauerhaft ordnung bei geringstmöglichem aufwand für verwaltung.

Und letztlich sind E-Mails kein Übel ... früher hat man halt mehr telefoniert um zu kommunizieren ("ein fünftel telefofoniert ...")

Volle Zustimmung, so mache ich das auch ... und das Telefon empfinde ich als hundertmal lästiger als E-Mails, da es im Gegensatz zu diesen nicht einmal eine Minute Aufschub duldet.

Meiner Erfahrung nach wird E-Mail von den meisten Usern (sprich alles, was nicht weiß, was SMTP bedeutet) falsch bzw. missbräuchlich verwendet.

Oft wäre IM, eine TelCo oder einfach das Heben des Hinterns und der Weg 2 Büros weiter zu einem Gespräch der bessere und effizientere Weg.

Eine E-Mail ist wie eine Postkarte (wenn sie nicht verschlüsselt ist) bzw. wie ein Brief (wenn sie verschlüsselt ist). Und im Geschäftsleben reicht es nicht, nur die ersten 2 Zeilen eines Briefes zu überfliegen.

Ich z.B. verwende E-Mail so. Maximal noch als virtuelles Paket mit einer wichtigen Datei im Anhang. Und Korrespondenz wird nicht gelöscht bzw. vernichtet. Das kann direkt in Teufels Küche führen.

Informationstechnik (kurz IT, häufig englische Aussprache [a? ti?]) ist ein Oberbegriff für die Informations- und Datenverarbeitung

also Sortieren, Ablegen, Kennzeichnen, Markieren = sich völlig auf die eigentlichen Arbeitsaufgaben konzentrieren

selber Schuld wenn man sich selbst künstliche Hürden auferlegt.
Ich habe genau 3 Postfächer, den Eingang, Erledigt und Gesendet und dort ist in einer Wurst alles runter.

Wozu sortieren, wozu tausende Unterordner wo man täglich viel Zeit braucht um das Zeugs wieder reinzusortieren bzw. Urlaubsvertretung sich in der Struktur nicht zurecht findet.

Um Kunden zu finden suche ich nach der Mailadresse und hab dann nach Datum alle Mails in Sekunden vor mir, bei größeren Projekten suche ich nach dem Betreff, oder ID´s etc.

In Outlook kann man das aber vergessen, keine Ahnung wieso, aber dort dauert die Suche ewig, in Thunderbird gebe ich einen Kunden ein und hab von jetzt auf jetzt alle Mails von 7 Jahren vor mir.

Das mit "in Outlook kann man das aber vergessen" kann ich so nicht stehen lassen. Bei mir funktioniert das blitzschnell. Vielleicht haben Sie nur die Windows-Indizierung abgeschaltet.

und nach 60 tagen inhalt automatisch löschen - alles was bis dahin nicht archiviert war, ist futschijama. so bekommt man die sache in den griff.

archiv ist onenote und nutze nachverfolgung....

- einheitliche Mailprogramme, samt jederzeit Anleitungen und Ansprechpartnern usw.

- vernünftige Mailverteiler bzw. eigenen Mailserver

- klare Priorisierung von Mails nach Vorgabe

- generelle Ausbildung der Belegschaft im Umgang mit Email (Grundlagen, Clients, Mailorganisation)

Und dann wundern's sich, dass die Angestellten immer mehr Zeit für die Mails brauchen? Am Ende werden's denen auch noch die Schuld daran geben.

Ich kann jetzt nur die Firma für welche ich zur Zeit arbeite, als Bsp. anführen, da ich bis dorthin immer für Großunternehmen arbeitete. Ist ein Mittelständisches Unternehmen, mit 600 - 700 Mitarbeitern in ganz Europa.

Bei uns ist man seit Jahren nicht in der Lage, die Arbeitsanweisungen an bestimmte Mitarbeitergruppierungen schriftlich zusammenzufassen. Die paar Manager sind wegen ihrer enormen täglichen Arbeiten nicht in der Lage, sowas wie eine Arbeitsstruktur aufzubauen, jedes Land in Europa arbeitet anders.

In vielen Firmen ist man zu keinerlei Organisation in der Lage, läuft doch schon seit Jahrzehnten so, dass jeder macht was er will, hauptsache der Umsatz passt.

Mails mit CC "Employee Europa" sind da noch das kleinste Problem.

> klare Priorisierung von Mails nach Vorgabe

naja - es ist halt schwer, richtig zu markieren, weil jeder seine Sachen wohl als wichtigst bezeichnet ;-)

dass kaum jemand fähig ist, automatische Regeln zum Einsortieren, Archivieren etc. zu erstellen (oder vielleicht auch wollen sie einfach nur nicht). Einmal eingerichtet, bleiben z.B. nur mehr Mails, wo man auf "To:" ist im Posteingang, alle andern schon sind schon mal niedrigere prio. Und Mails, wo man nicht selber explizit addressiert wurde, können sowieso in eine oder mehrer Verteilerordner reingeschoben werden.

Einmal eingerichtet, braucht man dann kaum Aufwand zum Organisieren...

Ich habe auch ein paar Einzelfälle kennen gelernt, die Sprüche brachten wie:
"Was? Email hast mir gschickt? Du glaubst doch nicht dass ich den Dreck lies? Ich hab dreitausend ungelesene Emails im Postfach und jeden Tag kommen mehr und das ist nicht zu bewältigen!"

... naja, leider war er hochrangiger Manager, die Firma ist jetzt aber pleite. Zufälle gibts ...

die wichtigen Dinge in die ersten zwei Zeilen. Weil weiter liest eh keiner bzw. hat nicht die Zeit dazu.

...ungesehen gelöscht - wenn wer was will von mir, dann bitte direkt. seit dem zeitpunkt habe ich sicherlich ein paar stunden zeit im monat gerettet.

Und dafür keine Ahnung von Nichts

Mmn würde es schon reichen, einfach die CC Zeile wegzulassen. Unglaublich nervend, jede Mail zwischen Kunden und Vertrieb abzubekommen, nur weil ein Vertriebsmitarbeiter meint, sein Schriftverkehr interessiere die halbe Menschheit. -.-