PDF-Archiv für Dokumentenberge

24. Juni 2003, 11:36
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Ein Blick auf Acrobat 6.0

Zehn Jahre nach seiner Einführung hat sich PDF weltweit als Allround-Format für den Austausch und die Archivierung elektronischer Dokumente etabliert. Auch für Privatanwender gibt es inzwischen viele Möglichkeiten, auf einfache Weise PDF-Dateien zu erstellen (siehe .pdf-Dateien im Eigenbau). Für den professionellen Umgang mit PDF bleibt aber die Software Adobe Acrobat erste Wahl. Die nach gut zwei Jahren rundum überholte Version 6.0 wartet mit neuen Funktionen und einer verbesserten Benutzerführung auf.

Gegen Ideen-Kopie

"Viele wollen verhindern, dass ihre Ideen einfach aus einem Word-Dokument kopiert werden", erklärte kürzlich der Manager eines Telekommunikationsunternehmens am Rande einer IT-Tagung. "Deswegen wird bei uns an immer mehr Arbeitsplätzen Acrobat eingesetzt." Für PDF-Dokumente kann das Öffnen, Drucken und Bearbeiten eingeschränkt oder mit Passwort gesichert werden. Digitale Zertifikate bieten den Nachweis, dass ein Dokument von einer bestimmten Person stammt. Der Umgang mit solchen elektronischen Unterschriften wurde in der neuen Version vereinfacht und erweitert.

Neues

Die umfangreichsten Neuerungen gibt es aber bei den Archivierungsfunktionen. Mit Acrobat 6.0 lassen sich ganze Ordner von Dokumenten in einem Rutsch ins PDF-Format konvertieren und dann zu einer einzigen Archivdatei zusammenführen. Dies lässt sich bequem mit der rechten Maustaste über den Windows-Explorer erledigen. Wenn man dabei die Kontrolle über die Reihenfolge der zusammengeführten Dokumente behalten will, bietet sich der der neue Menü-Befehl "PDF erstellen/aus mehreren Dateien" an. Hier kann man die einzelnen Seiten des Gesamtdokuments noch vor der Zusammenführung in eine sinnvolle Reihenfolge bringen.

Arbeit im Team

Nach einer solchen Massenverarbeitung sollte man die Archivdatei mit Lesezeichen und Kommentaren aufwerten. Kommentare lassen sich als Liste anzeigen und filtern sowie in einer gesonderten PDF-Datei zusammenfassen. Für die Arbeit im Team können Kommentare und Änderungen eines Dokuments über E-Mail oder den Internet-Browser ausgetauscht werden. Auf einfache Weise werden Links, Schaltflächen, Textfelder und andere Formulare in ein PDF-Dokument eingefügt und mit Aktionen etwa zur gezielten Navigation versehen.

Erweitert wurden auch die Möglichkeiten bei der Volltextsuche in PDF-Dokumenten. Es ist nicht mehr erforderlich, erst eine spezielle Index-Datei anzulegen. Die Volltextsuche erstreckt sich über ganze Ordner und erstellt ähnlich wie bei einer Web-Suche mit Google eine Trefferliste. Ein Mausklick auf die Ergebnisse öffnet das Dokument an der Stelle mit dem gefundenen Begriff. Für eine weiter verfeinerte Suche kann man dann die Suchergebnisse nach unterschiedlichen Kriterien weiter filtern. Wünschenswert wäre nur noch, wenn man diese Trefferliste auch als PDF-Dokument speichern könnte.

Selbst Flash-Animationen einer Web-Seite zeigt das erstellte PDF-Dokument

Das Spektrum der Anwendungen, die unmittelbar mit Acrobat zusammenarbeiten, ist weiter vergrößert worden: Neben den Office-Programmen von Microsoft gehört jetzt auch der Internet Explorer dazu. Nach der Installation von Acrobat weist der Browser eine zusätzliche Schaltfläche auf, die jede Web-Seite mit einem Mausklick in PDF umwandelt. Für die richtige Darstellung des Web-Layouts werden externe CSS-Dateien ausgewertet; selbst Flash-Animationen einer Web-Seite zeigt das erstellte PDF-Dokument an. Erst bei einem Inline-Frame (iframe) zur Darstellung eines weiteren HTML-Dokuments innerhalb einer Web-Seite musste die PDF-Umwandlung im Test passen. Außerdem können auch Inhalte aus der Zwischenablage von Windows in PDF umgewandelt werden. Ingenieure und Projekt-Manager können Konstruktionszeichnungen oder Projektentwürfe aus AutoCAD, Microsoft Project und Microsoft Visio direkt ins PDF-Format umwandeln.

Wichtig für das professionelle Dokumenten-Management ist die Unterstützung des universellen XML-Formats. Wenn Acrobat 6.0 ein PDF-Dokument als XML-Datei speichert, werden XML-Elemente verwendet, die von Adobe als eigener Namensraum definiert wurden. Lesezeichen und Bilder werden in Form von XML-Links mit exportiert. In der Gegenrichtung ist der Austausch aber noch eingeschränkt: Im Unterschied zu speziellen XML-Anwendungen kann Acrobat 6.0 noch nicht selbst XML-Dateien importieren und in PDF umwandeln.

Drei Ausgaben

Adobe vertreibt Acrobat erstmals in drei verschiedenen Ausgaben mit abgestuftem Funktionsumfang: Professional, Standard und Elements. Die Acrobat Elements stellen im Unterschied zur Adobe-Software Photoshop Elements keine kostengünstige Basisversion für Privatanwender dar, sondern sind für den Einsatz in Unternehmen gedacht und werden nur in Stückzahlen ab 1.000 Lizenzen abgegeben.

Der Acrobat Reader, das Programm zum Lesen und Ausdrucken von PDF-Dokumenten heißt jetzt Adobe Reader und kann kostenlos im Internet heruntergeladen werden. (APA/AP)

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