Flächenreduktion auf Kosten der Mitarbeiter rentiert sich nicht, sagt Karl Friedl, Geschäftsführer des Strategieberaters M.O.O.CON
Auf die Kosten für die Firmenimmobilien sollten Unternehmen ohnehin stets ein Auge haben. Bei Dienstleistungsunternehmen macht das Gebäudemanagement ("Facility Management") etwa 17 Prozent der Kosten aus, rechnet Karl Friedl, Geschäftsführer des Strategieberaters M.O.O.CON vor. Dies sei in der Regel der drittgrößte Kostenblock, und dementsprechend hohe Einsparungsmöglichkeiten würden sich dahinter verbergen.
Potenzial bei mieterspezifischen Kosten
Wer allerdings gleich einmal daran denkt, die Flächen zu reduzieren, sprich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter enger zusammenrücken zu lassen, sei gewarnt, so Friedl: "Weniger Fläche kann Mitarbeiter demotivieren und eine geringere Produktivität zur Folge haben." Lohnendere Potenziale erblickt er im Bereich der Nutzungskosten beziehungsweise der mieterspezifischen Kosten (Reinigung, technischer Gebäudebetrieb, Catering, etc.). Diese machen nur rund ein Drittel der gesamten Objektkosten aus.
"Viele Unternehmen haben keinen Überblick darüber, wie hoch die laufenden Kosten ihrer Büroimmobilien sind", so Friedl. Dies ist auch das Ergebnis einer Umfrage in 200 Unternehmen in Deutschland und Österreich. "Zwei Drittel der interviewten Unternehmer konnten dabei nicht angeben, wie hoch der Anteil der Bürokosten an den gesamten Sachkosten ist."
18 bis 20 m² pro Beschäftigtem
Im internationalen Vergleich stehen österreichischen Beschäftigten mit 18 bis 20 Quadratmetern pro Arbeitsplatz mehr Fläche zur Verfügung als etwa in Frankreich (17 m²), Japan (12 m²) oder der britischen Metropole London (rund 10m²). "Berücksichtigt man nur die Fläche, so wäre es naheliegend, über eine Kostenoptimierung durch Flächenreduktion nachzudenken. Denn im oberen Feld gibt es hierzulande Flächen von sogar bis zu 26 m²/Arbeitsplatz", so Friedl. Bei unprofessioneller Herangehensweise "erkaufe" man sich allerdings die Kostenvorteile durch Flächenreduktion mit geringerer Produktivität aufgrund demotivierter Mitarbeiter.
"Menschen definieren sich auch über territoriale Abgrenzung. Immer noch werden der eigene Status und Einfluss auch an der Größe des eigenen Büros gemessen. Flächenreduktion braucht deshalb auch eine entsprechende Akzeptanzsicherung bei den betroffenen Kolleginnen und Kollegen", weiß Friedl.
Fragen im Vorfeld klären
"Welche Prozesse brauche ich, um meine Dienstleistung gut und effizient erstellen zu können?" - Erst nach Klärung dieser Frage können Unternehmen ein optimales Flächen-Kosten-Verhältnis erzielen, so der Strategieberater. "Über Flächenoptimierung nachzudenken, ist jedoch nur eine Möglichkeit zur Kostenreduktion durch Facility Management", gibt Friedl zu bedenken.
Einsparungspotenziale gebe es im gesamten Sekundärprozess. Am Beispiel eines in einem Wiener Büroobjekt eingemieteten Dienstleistungsunternehmens zeige sich, dass dessen Nutzungskosten (oder auch "mieterspezifische Kosten" genannt) rund ein Drittel der gesamten Objektkosten ausmachen. Diese Kosten umfassen in etwa die Bereiche Verwaltung, technischer Gebäudebetrieb, Reinigung, Sicherheitsdienst, Empfang, Verpflegung, Hausmeister, etc. Bei einem durchschnittlichen Mietpreisniveau zwischen 12,50 und 20 Euro/m²/Monat und den vom Vermieter dafür verrechneten Betriebskosten (je nach Objektqualität zwischen 2,80 und 3,20 Euro/m²/Monat) müssen mieterspezifische Kosten von nochmals bis zu durchschnittlich 7 Euro/m²/Monat veranschlagt werden. "Das gilt auch für eigengenutzte Objekte, wo die nutzerspezifischen Kosten auch rund ein Drittel der gesamten Objektkosten ausmachen."
Durch Ablaufoptimierungen, Outsourcing, neue Servicedefinition, etc. können diese mieter- bzw. nutzerspezifischen Kosten reduziert werden, so Friedl. "Natürlich muss man bedenken, dass es umso mehr Einsparungspotenziale gibt, je größer ein Unternehmen ist." Aber auch bei kleineren Unternehmen gebe es Möglichkeiten zur Einsparung. "Heute geht es nicht mehr darum, beispielsweise einer Reinigungsfirma zu sagen, wie oft und wie viele Stunden sie putzen soll, sondern lediglich, welches Ergebnis man sich erwartet." Reinigungsfirmen würden über genügend Innovationspotenzial verfügen, das ihnen ein besseres Ergebnis mit weniger Aufwand ermöglicht. (red)
