E-Mails vernichten täglich 40 Minuten Arbeitszeit

16. Jänner 2011, 12:35
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Ständige Unterbrechungen lähmen geistigen "Flow" von Mitarbeitern

E-Mail als Kommunikationsmedium des 21. Jahrhunderts erleichtert das moderne Leben zwar, vernichtet pro Bürotag im Durchschnitt jedoch 40 Minuten an wertvoller Arbeitszeit. Einer neuen Befragung des britischen Henley Management College nach vergeuden hochbezahlte Manager im Lauf ihres Berufslebens rund drei wertvolle Jahre damit, elektronische Post zu sichten, Mails weiterzuleiten und nicht zuletzt Spam zu entfernen.

Permanente Ablenkung

E-Mails halten Büroangestellte zunehmend von der Arbeit ab. Denn wie aus einer Befragung von 180 Führungskräften hervorgeht, sieht ein Großteil der Mitarbeiter in der Regel alle fünf Minuten nach, ob neue E-Mails eingegangen sind. Dabei sind Unterbrechungen pures Gift für den geistigen "Flow". Denn laut einer Erhebung der Universität Cardiff brauchen wir für eine fünfsekündige Unterbrechung durch E-Mails im Schnitt jedes Mal 64 Sekunden, um uns wieder auf den davor bearbeiteten Sachverhalt zu konzentrieren.

Alleiniger E-Mail-Kontakt wirkt sich vor allem in Teams negativ aus und führt nicht selten zu einer Verschlechterung zwischenmenschlicher Beziehungen. Denn ähnlich der Situation bei Weiterbildungen außerhalb von Unternehmen bleiben zu erwartende positive Effekte alleinig durch E-Mail-Konversation aus, so Unternehmensberater Bernd Höhne. Auch würden E-Mails in der Gruppe dazu neigen, Diskussionen in die Länge zu ziehen und zuvor getroffene Entscheidungen verwässern.

Für Teams bedingt geeignet

Experten raten bei Projektarbeit im Team vielmehr dazu, persönlich miteinander zu sprechen, um Unproduktivität gar nicht erst aufkommen zu lassen. Dieser Hinweis ist angebracht. Einer Analyse der Rutgers University nach lügen Menschen in E-Mails viel häufiger als auf dem herkömmlichen Weg der Face-to-Face-Kommunikation. In einem Test belogen 92 Prozent der Teilnehmer die Empfänger von E-Mails absichtlich. Zum Vergleich: Von den untersuchten Briefeschreibern sagten nur 64 Prozent nicht die Wahrheit.

Gerade für Teams sind E-Mails nur bedingt geeignet. Wissenschaftliche Untersuchungen sind zu dem Schluss gekommen, dass wir in E-Mails schneller sarkastisch und für das Team unter dem Strich unproduktive Äußerungen tätigen. Konflikte zwischen Teammitgliedern sollten daher unter keinen Umständen via E-Mail ausgetragen werden. Denn in vielen Fällen kommt es zu Missverständnissen und emotionalen Kränkungen, die häufig in Eskalationen enden. Zur Klärung raten Fachleute auch aus zeitsparenden Gründen, lieber miteinander zu sprechen. (pte)

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    foto: aboutpixel.de/rainer sturm

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