Unternehmen online verwalten

14. April 2010, 15:38
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Internet-Anwendungen sind ständig verfügbar und unkompliziert - Webanwendungen bergen aber auch einige Risiken

Internetbrowser und Internetverbindung mit guter Bandbreite sind die Voraussetzungen, um Webanwendungen zu nutzen. Die Software wird nicht mehr auf einem Computer installiert, sondern läuft auf dem Webserver eines Anbieters und kann dort aufgerufen und genutzt werden. Adressenverwaltung, Projekt-, Dokumentenmanagement oder Buchhaltung sind nicht nur vom Büro aus, sondern auch von zuhause oder unterwegs erreichbar. Es sind keine Softwareinstallationen und Lizenzierungen für mehrere Computer notwendig: Es reicht der Internetbrowser. Die Anwendungen werden vom Anbieter gewartet und auf neustem Stand gehalten.

Im Falle eines Falles ist aber Schluss mit der Verfügbarkeit - unabhängig ob mobil oder aus dem Büro. Wenn die Internetseite mit den gespeicherten Adressen nicht mehr aufgerufen werden kann, ist das vielleicht nur lästig. Wenn sich jedoch die Online-Buchhaltung verabschiedet, kann es für ein Unternehmen kritisch werden. Sicherheit durch Backup oder Redundanz sollte deshalb für jede kritische Anwendung gelten.
Der totale Datenausfall ist als Worst Case zum Glück relativ unwahrscheinlich. Viel größer sind die Gefahren im normalen Betrieb. Die größte Bedrohung geht von Phishing-, Script-/Injection- oder Denial-of-Service-Attacken aus.

Groupware: Team-Kommunikation und -Organisation

Einen einfachen Einstieg in ein Online-Dokumentenmanagement bietet Google mit Google Docs (im Deutschen auch Text & Tabellen). Einfache Text- oder Tabellendokumente können online erstellt und bearbeitet werden oder man speichert bestehende Office-Dokumente in die Online-Speicherablage. Je nach Freigabe können andere Benutzer auf die Dokumente zugreifen und diese lesen oder bearbeiten. Zusammen mit den anderen Anwendungen wie Google Mail oder Google Kalender ist damit eine umfangreiche Online-Unternehmensarbeit mit mehreren Mitarbeiten möglich - auch wenn diese nicht in einem Büro zusammen sitzen.

Die verschiedenen Google-Dienste sollen zukünftig in Google Wave zu einer vollständigen Kollaborationsumgebung zusammengefasst werden. Diese Anwendung ist derzeit noch in der Betatest-Phase. Wer nicht auf Google Wave warten möchte, kann zum Beispiel den Online-Dienst www.teamspace.de verwenden. Von einer Person aufwärts lässt sich hier eine Arbeitsumgebung für alle Mitarbeiter einrichten. Gemeinsame Kalender- und Adressverwaltung - die mit Microsoft Outlook synchronisiert werden kann - gehört ebenso zum Angebot wie ein Aufgabenmanagement mit Zeitvorgaben, Tracking und E-Mail-Benachrichtigungen. Für die Administration kann eine Zeiterfassung auf Projektbasis eingerichtet werden, und eine gemeinsame Dateiablage ermöglicht die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, die über individuelle Zugriffsrechte eingeschränkt werden kann. In Foren und per Mail kommunizieren die Gruppenmitglieder miteinander. Pro Mitglied werden 4,90 Euro fällig, der Speicherplatz kostet in der Light-Version 5,90 Euro. Für ein Unternehmen mit fünf Mitarbeitern würde das Service also knapp über 30 Euro im Monat kosten. Andere Lösungen in diesem Bereich sind beispielsweise das Web Office von BSO.

Das wirtschaftliche Herz: Online-Kassenbuch

Bevor man die Buchhaltung, also die wirtschaftliche Grundlage eines Unternehmens, mit einer Webanwendung erledigt, sollte man alle Sicherheitsbedenken ausgeräumt haben. Wagt man den Sprung, sieht man sich einem großen Angebot an Online-Diensten gegenüber.
Eine kostenlose Möglichkeit für einfache Rechnungslegung und Zeitschreibung ist die Invoice Machine. Diese englischsprachige Seite eines schwedischen Anbieters bietet die Möglichkeit, online Rechnungen für Dienstleistungen oder Produkte zu erstellen und diese per E-Mail oder als PDF-Anhang zu versenden. Steuersätze, Währung, Rabatte und Versandkosten können individuell angepasst werden. Das PayPal-Bezahlsystem ist in die Anwendung integriert. Mit dieser Zahlmethode wird sogar angezeigt, wann die Rechnung bezahlt worden ist. Für die laufende Administration können Projekte angelegt werden und Stundenaufwände auf diese Projekte geschrieben werden. Ein besonderes Feature ist der Timer, der im Hintergrund läuft, während man an einem Projekt arbeitet. Beendet man den Timer, werden die Stunden auf das gewählte Projekt geschrieben oder direkt verrechnet. Eine neue Version der Invoice Machine ist derzeit in Vorbereitung und soll in den nächsten Monaten online gehen.

Ebenfalls in Vorbereitung und in der Betatest-Phase ist das Buchhaltungsangebot des österreichischen Anbieters Haude Electronica Verlag www.prosaldo.net. Das Online-Angebot, das im Herbst für alle verfügbar sein soll, bietet einen Gesamtüberblick und -zugriff auf die Finanzen: Fakturierung, Buchhaltung bis hin zu den Steuerterminen gehört zum Leistungsumfang schon des Starterpaketes, das mit 18 Euro monatlich Online gehen soll. Die Wartung und Sicherung der eingegebenen Daten sind inkludiert. Besonders interessant werden die Lösungen, wenn der eigene Steuerberater für die weitere Verarbeitung auch auf die Online-Plattform zugreifen kann. Spezielle Lösungen und Angebote für Steuerberater hat zum Beispiel das Net:Center von DVO.

Kostenlos ist nicht alles

Eine sehr umfangreiche Übersicht aller Programme für Unternehmen findet sich im Softwareführer der Wirtschaft.at. Hier sind nicht nur Webanwendungen, sondern auch andere Programme nach Einsatzbereichen oder alphabetisch gelistet.
Es lohnt sich für unternehmenskritische Anwendungen nicht, darauf zu schauen, welches das billigste Angebot ist. Sicherheit hat ihren Preis. Je besser die Anwendung den Anforderungen eines Unternehmens entspricht, desto optimaler und effizienter ist sie im Einsatz.

(Markus Drenckhan)

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