HR-Outsourcing wird gerne genutzt, um Geld einzusparen - Wichtig ist aber auch, auf die Qualität zu achten - Wissen und Kontrolle dürfen nicht verloren gehen
Die Reduzierung der Kosten steht beim Outsourcing häufig im Vordergrund. So auch bei der Ausgliederung von Arbeitsprozessen im Bereich Human Resources (HR), also im Personalmanagement. In der Studie "Business Process Outsourcing Human Resources in Österreich" (2008) der effect Personalmanagement GmbH und der FHWien-Studiengänge der WKW nennen über 26 Prozent der 120 befragten Unternehmen die Kostensenkung als Hauptziel von HR-Outsourcing.
Neben der Reduzierung der Kosten gibt es weitere Gründe für Outsourcing im HR-Bereich. Laut der oben genannten Studie ist es heimischen Unternehmen vor allem wichtig, externes Know-How zu nutzen (24,2 Prozent), sich durch die Auslagerung bestimmter Prozesse besser auf das Kerngeschäft fokussieren zu können (19,2 Prozent), die Qualität zu verbessern (12,8 Prozent) oder Arbeitsvorgänge zu beschleunigen (7,8 Prozent).
Verlässliche Partner
"Den Unternehmen ist es laut einer von uns durchgeführten Befragung vor allem wichtig, verlässliche Partner zu finden", erklärt Wolfgang Elsik, Vorstand des Instituts für Personalmanagement der Wirtschaftsuniversität Wien. Viele Personalleiter seien skeptisch, ob die Auslagerung von Aufgaben im Personalmanagement die gewünschte Qualität erreichen könne.
Elsik: "Es gibt eine goldene Regel die besagt: Nur Dinge, die nicht betriebsspezifisch sind, sollten ausgelagert werden." Ein Beispiel: Dem Auslagern der normalen Lohnverrechnung stünde nichts entgegen. Wenn es sich aber um einen Betrieb mit speziellen Bedinungen - zum Beispiel mehrere unterschiedliche Kollektivverträge - handle, dann sei eine Auslagerung nicht ratsam.
Der Studie zufolge lagern heimische Unternehmen derzeit vor allem das Seminarmanagement (10,5 Prozent), die Lohn- und Gehaltsabrechnung (8,2 Prozent) sowie das Bewerbermanagement (4 Prozent) aus.
Auch die Qualität berücksichtigen
Dass es wichtig ist, beim Outsourcen nicht nur auf die Kosten zu achten, erklärt auch Beate Huber, Leiterin des Instituts für Personal- und Wissensmanagement der FH Wien-Studiengänge der WKW: "Man sollte im Auge behalten, dass die Kostenfrage allein nicht entscheiden darf, sondern immer auch die Qualität mit berücksichtigt wird." Man müsse sich ansehen, welche Prozesse ohne Qualitätsverlust ausgelagert werden könnten, sodass die internen Mitarbeiter in der HR-Abteilung dann mehr Zeit für die Arbeit mit den Menschen, etwa in der Personalentwicklung, hätten. "Man sollte auch keine Prozesse oder Aufgaben outsourcen, die zu einem erheblichen Wissensverlust betragen", sagt Huber, "etwa jene Prozesse, in denen man Informationen über die Kompetenzen einzelner Mitarbeiter sammelt."
Verlust von Qualität, Wissen und Kontrolle
Worauf man beim Outsourcen achtgeben sollte, fasst Huber mit den drei Schlagworten Qualitäts-, Wissens-, und Kontrollverlust zusammen. Ein Beispiel: Das Outsourcen der operativen Tätigkeiten dürfe nicht dazu führen, dass auch die strategischen Überlegungen ausgelagert würden. Generell sei es außerdem wichtig, eine Schnittstelle zwischen den internen HR-Mitarbeitern und der Outsourcing-Firma gut zu definieren. "Man sollte sich gut kennen und auf einander abgestimmt sein", so Huber.
Kleine Unternehmen delegieren nicht gerne
Ab welcher Mitarbeitergröße Unternehmen bestimmte Aufgaben oder ganze Arbeitsprozesse auslagern, ist schwer zu sagen und hängt vom jeweiligen Arbeitsbereich ab. Die Personalauswahl wird bei kleineren Unternehmen nicht gerne delegiert, weiß Hermann Frank vom Institut für Betriebswirtschaftslehre der Klein- und Mittelbetriebe der Wirtschaftsuniversität Wien. Fragen wie "Passt der Mitarbeiter zu uns?" oder "Passt der Bewerber zur Kultur unseres Unternehmens?" stünden neben der Kostenfrage häufig im Vordergrund. "Wenn man weniger Mitarbeiter hat ist die Bedeutung jeder einzelnen Personalentscheidung umso höher", sagt Frank. Das "Ich kann am besten einschätzen wer zu uns passt" werde in Klein- und Mittelbetrieben (bis 249 Mitarbeiter; Anmerkung) häufig praktiziert.
Aber gerade für kleinere Betriebe sei das Outsourcing sinnvoll, so Elsik. "Je größer eine Organisation, desto weniger ist Outsourcing notwendig, weil mehr in Eigenregie gemacht werden kann", sagt er. Wichtig sei in jedem Fall, sich die Frage zu stellen: Habe ich die Kompetenzen im eigenen Haus? Wenn dies nicht der Fall sei, liege es nahe, diese zuzukaufen.
Mitarbeiter übernehmen Zusatzaufgaben
Typisch für kleinere Unternehmen sei auch, dass bestimmte Aufgaben - vor allem aus Kostengründen - nicht ausgelagert sondern von den eigenen Mitarbeitern übernommen würden, so Frank. "Wir haben über einen Betrieb mit 80 Mitarbeitern geforscht. Der Lehrling hatte Probleme mit Rechnen und Rechtschreiben. In diesem Fall übernahm die Dame aus der Lohnverrechnung quasi die Aufgaben der Personalentwicklung - sie stellte ihm übers Wochenende Hausaufgaben." (mak, derStandard.at, 7. 12. 2009)
