Auslaufmodell Bewerbungsmappe

28. Oktober 2008, 11:11
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Die klassische Tip-Top-Mappe wird in Personaletagen gar nicht mehr so gerne durchgeblättert - E-Recruiting heißt der Prozess, der das "Bewerbungspapier" immer stärker ablöst

Vor einigen Jahren noch die Ausnahme, heute fast auf jeder größeren Unternehmenswebsite zu finden - ein Bewerbungsformular auf der Job- und Karriereseite. Was bei manch einem Bewerber einen eher unpersönlichen Eindruck macht, ist nur eine der Möglichkeiten wie elektronisches Recruiting (E-Recruiting) funktionieren kann. Der gesamte Personalfindungsprozess von der Stellenanforderung in einer Fachabteilung bis hin zur Einstellung eines neuen Mitarbeiters wird dabei papierlos abgewickelt, die Aktenschränke bleiben leer.

Mappe nicht gern gesehen

Seit 2002 verwendet Siemens ein konzernweit einheitliches E-Recruiting-Tool. Über die gute alte Bewerbungsmappe im Kuvert freut man sich in der Personalabteilung dort "nicht unbedingt". "Sie erschwert das Handling der Unterlagen", erklärt Gerhard Hirczi, Konzernpersonalleiter von Siemens Central Eastern Europe den Grund. Nicht die attraktivste Bewerbung sei entscheidend, sondern das in weiterer Folge auf Basis der elektronischen Bewerbung durchgeführte Gespräch mit der Recruiterin oder dem Recruiter. Im Recruitingprozess bei Siemens sei ein Versenden von Papier-Unterlagen zu keinem Zeitpunkt erforderlich, da auch die einzelnen Auswahlschritte im System elektronisch dokumentiert werden.

Auch Hutchison 3G Austria verwendet seit 2002 E-Recruiting-Tools. "Bewerber können sich im Web direkt zur Position oder initiativ bewerben. Das Bewerbungsformular beinhaltet einige wenige Fragen zur Person. Der Lebenslauf sowie das Motivationsschreiben und eventuelle Zeugnisse können als Datei angehängt werden. Alle Daten der Bewerber sind automatisch verfügbar", erklärt Sabine Hogl, Finanz- und Personalvorstand bei Hutchison, den Ablauf für die Bewerber. Die schriftliche Kommunikation erfolgt über das System, Bewerber können elektronisch verwaltet werden und auch Suchabfragen sind möglich. Absagen werden über das Tool abgewickelt. Per Post eingehende Bewerbungen werden zwar in der Datenbank erfasst, aber per hard copy abgelegt. Kommunikation, vorausgesetzt es gibt eine E-Mailadresse, passiert wieder über das System.

Zeit und Kosten sparen

Davon überzeugt, dass Unternehmen mit E-Recruitig besser den perfekten Bewerber finden können, ist Daniel Marwan, Geschäftsführer und Personalberater von ePunkt: "Der Hauptvorteil ist die Zeit- und Kostenersparnis, denn der Großteil des administrativen Aufwandes wird automatisch von der Software abgewickelt." Bei klassischen Bewerbungen, die mit der Post kommen, sei es schwierig, den Überblick zu bewahren. Mit E-Recruitingtools seien sogar alte, aktuell passende Bewerbungen schneller auffindbar. "Es ist quasi unmöglich, dass eine Bewerbung einfach übersehen wird", so Marwan. Auch Matthias Dietrich, Sales Manager Österreich des HR-Softwareanbieters Rexx Systems Austria, hebt die Zeit- und Kostenersparnis als großen Vorteil hervor. Unternehmen wie Siemens oder Hutchison sehen ebenfalls die Kostenersparnis und den reduzierten administrativen Aufwand als Hauptnutzen.

Vorteile für die Recruitingpraxis

Im Vergleich zu herkömmlichen Recruitingprozessen zählt für Hirczi ein einheitlicher "Eingangskanal" für alle Bewerbungen zu weiteren Vorteilen von E-Recruiting. "Trotz der Größe und Komplexität unseres Konzerns sind wir jederzeit gegenüber einem Bewerber "auskunftsfähig" hinsichtlich seines Status." Die rasche Verarbeitung und eine komplette Datenbank, die einfach und schnell auch Abfragen ermöglicht, sind die Vorteile, die Hogl E-Recruiting zuschreibt.

Relationship-Management

Wie komplex der Personalbeschaffungsprozess sein kann, weiß Dietrich: "Zum Beispiel bei Stellenanforderungen in Fachabteilungen. Das beginnt bei der Stellenanfrage und den Stelleninseraten, die auch automatisch geschaltet werden können". Dazu komme dann noch die Kommunikation mit den Bewerbern oder Online-Assessmentcenter - bis hin zur Anstellung und dem so genannten Relationship-Management, über das eine Bindung zu den Interessenten im Bewerberpool aufgebaut wird. "Die Kunden sagen uns, dass das immer wichtiger wird, vor allem im Hinblick auf den Fachkräftemangel". Ein Beispiel: Hat jemand Interesse für einen Job in einem bestimmten Fachgebiet, kann er sich einen Newsservice abonnieren und wird so über Jobangebote auf dem Laufenden gehalten. Erfahrungsgemäß habe diese Methode die höchste Anstellungsquote.

Nachteile für Unternehmen und Bewerber

Orten Personalisten auch mögliche Nachteile? "IT-Kenntnisse sind für eine Bewerbung notwendig, die Grundvoraussetzungen dafür sind aber nicht immer gegeben - hier lassen wir auch Papierbewerbungen zu", so Hirczi. Ein weiterer Nachteil für Bewerber könnte sein, dass sie erst nach Einlangen der Bewerbung einen konkreten Ansprechpartner für eventuelle Fragen erhalten. "Viele Kollegen arbeiten lieber noch mit Papier, um sich Notizen zum Lebenslauf machen zu können", weiß Hogl. Die Bewerber müssen sich dem Bewerbungsformular außerdem anpassen, was ihnen wenig Spielraum lasse. Allerdings können Lebenslauf und andere Dokumente auch per Attachment angehängt werden. Die Personalistin glaubt, dass Bewerber denken, ihre Bewerbung habe über das Web weniger gute Chancen als eine umfangreiche Bewerbermappe, "obwohl genau das Gegenteil der Fall ist", ist sie überzeugt.

Qualität nach außen und innen

Generell kann ein gutes Tool aber einen besseren Service für Bewerber bieten, weil man im Unternehmen jederzeit weiß, was gerade mit den Bewerbungen passiert. "Man hat den Überblick über den Rücklauf, kann auswerten und nachschauen, ob schon Feedback gegeben wurde", so Marwan. Nicht selten hören Bewerber längere Zeit nichts vom potenziellen Arbeitgeber und wissen nicht woran es liegt. Wurde auf sie vergessen oder dauert die Antwort einfach noch? Das macht auch für das Unternehmen keinen guten Eindruck.

Funktioniere die Rückmeldung an den Bewerber, zeige das auch Qualität nach außen - ganz im Sinne des Employer Branding, meint auch Dietrich. Wird jemandem abgesagt, kann bei der elektronischen Akte eine Begründung eingefügt werden, so weiß man intern warum der Bewerber eine Absage erhalten hat. Ein Beispiel aus der Praxis: Wird ein Bewerber angerufen, geht gleichzeitig ein Formular auf, man kann mitnotieren ob man die Person erreicht hat, was der Inhalt des Gespräches war ect.

Interesse wächst

In den vergangenen drei bis vier Jahren stellt Dietrich einen deutlichen Zuwachs an Interessenten für E-Recruiting fest. Bei den Unternehmen, die solche Tools einsetzen, ortet er ein Größengefälle: je größer das Unternehmen, desto eher ist E-Recruiting ein Thema. Einen neuen Trend sieht er allerdings bei mittelständischen Unternehmen, denn es komme auf die Komplexität des Recruitingprozesses, die Branche und die Qualifikationen, die ein Unternehmen sucht, an, ob sich die Investition lohnt. "Man kann jeden beliebigen Recruiting-Prozess implementieren - die Software passt sich an das Unternehmen an, nicht umgekehrt", erklärt Marwan. Auch er ortet starke Nachfrage von Recruiterseite. (mat, derStandard.at, 27.10.2008)

  • Personalisten sehen im Recruiting über elektronische Kanäle eine Möglichkeit schneller und effizienter neue Mitarbeiter zu finden
    foto: xerox

    Personalisten sehen im Recruiting über elektronische Kanäle eine Möglichkeit schneller und effizienter neue Mitarbeiter zu finden

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