Eine E-Mail ist meist nicht genug

30. September 2008, 19:18
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Kündigungen und andere Erklärungen im Arbeitsrecht sind oft nur in schriftlicher Form rechtswirksam. Ob Fax, SMS oder E-Mail für solche Fälle ausreichen, hängt häufig von Details ab

Im Arbeitsrecht herrscht Formfreiheit, sofern gesetzlich nichts anderes vorgeschrieben ist. Das heißt, rechtlich relevante Erklärungen können mündlich, schriftlich oder schlüssig abgegeben werden. In vielen Fällen verlangen jedoch arbeitsrechtliche Normen zum Schutz der Arbeitnehmer Schriftlichkeit. Das bedeutet, dass ein Dokument eigenhändig unterschrieben sein muss. Dem Schriftlichkeitsgebot unterliegen u. a.

  • die einvernehmliche Auflösung von Arbeitsverhältnissen mit Präsenz- und Zivildienern;
  • die einvernehmliche Auflösung von Arbeitsverhältnissen mit Eltern mit besonderem Kündigungsschutz;
  • die vorzeitige Auflösung von Lehrverhältnissen;
  • die Verpflichtung zur Rückzahlung von Ausbildungskosten oder
  • die Überlassung künftiger Diensterfindungen an den Arbeitgeber.

Darüber hinaus sehen Kollektivverträge, Betriebsvereinbarungen und Einzelarbeitsverträge Schriftlichkeitserfordernisse vor. Meist stehen diese im Zusammenhang mit Kündigungsvorschriften oder der Geltendmachung von Forderungen. Einvernehmlich ist ein Abgehen von der Schriftform möglich, auch wenn Schriftlichkeit im Arbeitsvertrag vereinbart wurde.

So hat der Oberste Gerichtshof kürzlich festgestellt, dass selbst bei vereinbarter Schriftform für eine Provisionsvereinbarung die Prämienhöhe einvernehmlich mündlich vereinbart werden kann (9ObA 179/07z vom 7. 2. 2008). Ein Abgehen von anderen Schriftformgeboten ist in der Regel nicht möglich.

Manchmal stecken bei den Schriftlichkeitsgeboten die Tücken im Detail: So ist es nicht möglich, die fehlende Unterschrift bei einer Kündigung nachzutragen (9ObA14/08m). Hingegen kann während der Probezeit das Arbeitsverhältnis auch mündlich gelöst werden, wenn sich das Formerfordernis nur auf Kündigungen bezieht (9 ObA 27/08y). Teilt ein Arbeitnehmer mündlich mit, Elternteilzeit in Anspruch nehmen zu wollen und nimmt eine Teilzeitbeschäftigung auf, ist der Mangel der fehlenden Schriftlichkeit geheilt (OLG Wien, 8 Ra 158/06y).

Fax, SMS und E-Mail erschweren darüber hinaus die Einhaltung der richtigen Formvorschriften. Streng beurteilt, erfüllt nur eine Originalunterschrift das Formgebot der Schriftlichkeit. Gefaxte Originale wären an sich nicht ausreichend. Jedoch akzeptierte 2007 das OLG Wien (8 Ra 160/06t) eine gefaxte Arbeitnehmerkündigung, obwohl der Kollektivvertrag für die Kündigung die Schriftform vorsah.

Die Rechtsprechung hat geklärt, dass eine SMS dem Schriftlichkeitsgebot nicht entspricht. Immer dann, wenn Schriftlichkeit gesetzlich verlangt ist, kann eine Erklärung nicht wirksam per SMS übermittelt werden (9 ObA 96/07v). Formfreie Mitteilungen wie Krankenstandsmeldungen können aber per SMS erfolgen (8 ObA 92/03t).

Digitale Signatur erwünscht

Einfache E-Mails ohne digitale Signatur werden SMS gleichgestellt und entsprechen somit nicht einem Schriftformgebot. Das Gegenstück zur eigenhändigen Unterschrift auf einem Papierdokument ist die digitale Signatur bei elektronisch übermittelten Schriftstücken. Nur digital signierte E-Mails entsprechen daher auch im Arbeitsrecht der Schriftform. Nicht mit digitaler Signatur versehene E-Mails können selbstverständlich für nichtformgebundene Mitteilungen und Erklärungen im Arbeitsleben verwendet werden. Unklar ist, wie eingescannte Dokumente zu behandeln sind. Solange diese Frage durch die Rechtsprechung nicht geklärt ist, sollte im Zweifelsfall auf diese Übermittlungsart verzichtet werden.

Gerade weil die arbeitsrechtlich relevanten Erklärungen empfangsbedürftig sind, sind sie nur dann rechtswirksam, wenn sie - im Streitfall auch nachweisbar - zugegangen sind. Ein E-Mail- oder Fax-Sendeprotokoll kann den Anscheinsbeweis des Zugangs einer E-Mail ohne digitale Signatur oder eines Fax nicht erbringen (2Ob 108/07g). Schon deshalb sollten alle wesentlichen Erklärungen auf herkömmliche Art und Weise, am besten mittels eingeschriebenen Briefs, übermittelt werden. (Leonhard Reis, DER STANDARD, Printausgabe, 1.10.2008)

Zur Person

Dr. Leonhard Reis, Karasek Wietrzyk Rechtsanwälte GmbH (leonhard.reis@kwr.at)

  • Mit
einer simplen E-Mail sollte kein Arbeitgeber versuchen,
Mitarbeiter loszuwerden. Erst mit digitaler Signatur wird daraus
ein rechtskräftiges Schreiben.
    illustration: schopf/collage: friesenbichler

    Mit einer simplen E-Mail sollte kein Arbeitgeber versuchen, Mitarbeiter loszuwerden. Erst mit digitaler Signatur wird daraus ein rechtskräftiges Schreiben.

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